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Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Die Pflicht gilt schon heute

22. August 202610 Min. LesezeitRedaktion Venheim — geschrieben aus dem Betriebsalltag, kein Rechtsrat

Inhaltlich geprüft am 22. August 2026 — sobald die ArbZG-Reform beschlossen ist, wird dieser Artikel aktualisiert.

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland schon heute Pflicht — nicht erst mit der geplanten ArbZG-Reform: Der EuGH verlangt seit 2019 ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit, und das BAG hat im September 2022 entschieden, dass diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG bereits besteht. Die Form ist offen — auch Papier oder Excel genügen.

»Wir warten, bis das Gesetz kommt« ist der teuerste Irrtum beim Thema Zeiterfassung in Deutschland. Dieser Leitfaden erklärt, warum die Pflicht längst besteht, welche drei Vorschriften heute nebeneinander gelten, was bei Verstößen droht und wo die Reform gerade steht — sachlich und ohne Panikmache.

Zwei Entscheidungen, eine Pflicht

Anders als in Österreich steht die allgemeine Erfassungspflicht in Deutschland nicht in einem einzelnen Paragrafen — sie folgt aus zwei Gerichtsentscheidungen, und beide sind geltendes Recht, nicht Zukunftsmusik.

EuGH, 14. Mai 2019

Rechtssache C-55/18: Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen wird.

BAG, 13. September 2022

Beschluss 1 ABR 22/21: Diese Pflicht besteht in Deutschland bereits — aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. Es braucht dafür kein neues Gesetz.

Heute

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen. Die Form ist noch offen — das Gesetzgebungsverfahren zur elektronischen Erfassung läuft.

Was heute konkret gilt — drei Vorschriften nebeneinander

Die BAG-Pflicht ist die allgemeine Ebene. Daneben stehen zwei ältere, ausdrückliche Aufzeichnungspflichten, die für die Gastronomie besonders zählen — sie gelten unabhängig voneinander, und die strengste gewinnt.

Alle Beschäftigten

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (BAG-Auslegung): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine bestimmte Technik ist nicht vorgeschrieben — zeitnah und nachvollziehbar muss es sein.

Mehrarbeit

§ 16 Abs. 2 ArbZG: Jede Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich ist aufzuzeichnen, dazu das Verzeichnis der Einwilligungen nach § 7 Abs. 7 ArbZG. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Gastronomie & Minijobs

§ 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren — für Minijobs (außer Privathaushalten) und die Branchen des § 2a SchwarzArbG.

Der Punkt, der in der Gastronomie oft übersehen wird: Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht ausdrücklich in der Branchenliste des § 2a SchwarzArbG. Für ein Restaurant, ein Café oder eine Bar gilt § 17 MiLoG damit für das gesamte Team — nicht nur für Minijobs. Die Sieben-Tage-Frist und die zwei Jahre Aufbewahrung sind dort also längst geltende, ausdrückliche Gesetzespflicht, ganz ohne Reform.

Was bei fehlender Aufzeichnung droht

Bußgelder (Stand August 2026)

Fehlende oder falsche Mehrarbeits-Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis 30.000 Euro (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Verstöße gegen § 17 MiLoG — also gerade in der Gastronomie — können bis 50.000 Euro kosten (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG); geprüft wird durch den Zoll. Die allgemeine BAG-Pflicht ist derzeit nicht unmittelbar bußgeldbewehrt — die Arbeitsschutzbehörde kann die Erfassung aber anordnen, und wer einer vollziehbaren Anordnung zuwiderhandelt, riskiert bis 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG).

Das teurere Risiko: der Streitfall

Ohne Aufzeichnungen verhandelt der Betrieb im Streit um Überstunden aus der schwächeren Position: Wer nicht belegen kann, wann gearbeitet wurde, dem bleibt wenig gegen die Darstellung der Gegenseite. Dazu kommen Sozialversicherungs- und Lohnsteuer-Prüfungen, die gemeldete Stunden sehen wollen. Eine zeitnahe, korrekturfeste Erfassung nimmt beiden Fällen den Schrecken.

Die Reform: elektronisch soll der Regelfall werden

Stand August 2026: Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er soll die bestehende Erfassungspflicht ausdrücklich ins ArbZG schreiben und die elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer — grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung — zum Regelfall machen; über Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Ausnahmen für kleine Betriebe wird noch verhandelt. Beschlossen ist nichts: Der Entwurf steht am Anfang des Gesetzgebungsverfahrens, und ein Vorgänger-Entwurf von 2023 ist nie Gesetz geworden.

Für die Praxis ändert das Warten nichts — die Pflicht besteht schon jetzt, offen ist nur die Form. Wer heute elektronisch erfasst, muss bei der Reform voraussichtlich nichts umstellen. Sobald sie beschlossen ist, wird dieser Artikel aktualisiert.

Vertrauensarbeitszeit bleibt — die Erfassung auch

Vertrauensarbeitszeit heißt: Der Betrieb verzichtet darauf, die Lage der Arbeitszeit zu kontrollieren — wann jemand anfängt und aufhört, entscheidet die Person selbst. Von der Erfassung entbindet das nicht: Beginn, Ende und Dauer müssen trotzdem festgehalten werden, damit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar bleiben. Beides verträgt sich gut, wenn die Beschäftigten selbst erfassen und der Betrieb nur bei Verstößen hinsieht.

Kurz für Österreich

In Österreich ist die Aufzeichnungspflicht seit Langem ausdrücklich geregelt: § 26 AZG verlangt, Beginn, Ende und Ruhepausen laufend aufzuzeichnen — mit Verwaltungsstrafen je betroffener Person. Was dort konkret gilt, steht im eigenen Artikel weiter unten.

Quellen

Wer das schreibt

Michael Faix führt sieben Standorte in Wien und Linz (Gastronomie und Fitness, Stand August 2026) und hat Venheim für den eigenen Betrieb entwickelt — jede Funktion und jeder Ratgeber kommt aus diesem Alltag, nicht aus einer Textredaktion. Mehr über den Hintergrund. Kein Rechtsrat — bei Zweifelsfragen entscheidet die Auskunft von Behörde, Kammer oder Kanzlei.

Wichtig: keine Rechtsberatung

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ist ausdrücklich keine Rechtsberatung. Die Rechtslage kann sich ändern — gerade die ArbZG-Reform ist in Bewegung — und hängt von deinem Betrieb, anwendbaren Tarifverträgen und dem Einzelfall ab. Im Zweifel wende dich an deine IHK, eine Anwältin oder einen Anwalt für Arbeitsrecht oder die zuständige Arbeitsschutzbehörde.

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Häufige Fragen

Gilt die Erfassungspflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG kennt keine Betriebsgrößen-Schwelle — das Arbeitsschutzgesetz gilt für jeden Arbeitgeber, auch mit zwei Beschäftigten. Der Reform-Entwurf diskutiert Erleichterungen für kleine Betriebe nur bei der Form der Erfassung (elektronisch oder nicht), nicht bei der Pflicht selbst. In der Gastronomie greift außerdem ohnehin § 17 MiLoG, und der fragt ebenfalls nicht nach der Betriebsgröße.
Gilt das auch für Minijobs?
Ja, für Minijobs sogar mit fester Frist: § 17 MiLoG verlangt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren — ausgenommen sind nur Minijobs in Privathaushalten. Verstöße können mit Bußgeld bis 50.000 Euro geahndet werden (§ 21 MiLoG, Stand August 2026). Daneben gilt die allgemeine Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz.
Reicht eine Excel-Tabelle oder Papier?
Heute ja: Weder das Arbeitsschutzgesetz noch der BAG-Beschluss schreiben eine bestimmte Form vor — auch Papier oder Excel erfüllen die Pflicht, wenn Beginn, Ende und Dauer vollständig und nachvollziehbar festgehalten sind. Das ehrliche Aber: Nachträglich befüllte Listen sind jederzeit änderbar und im Streit um Überstunden wenig glaubwürdig, und der Referentenentwurf zur ArbZG-Reform sieht die elektronische Erfassung als Regelfall vor. Wer neu aufsetzt, setzt sinnvollerweise gleich elektronisch auf.
Muss die Chefin oder der Chef selbst erfassen?
Nein. Die Pflicht verlangt ein System — nicht, dass die Leitung jeden Eintrag selbst setzt. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden; die Verantwortung dafür, dass sie vollständig geführt wird, bleibt beim Arbeitgeber. Die eigene Arbeitszeit der Inhaberin oder des Inhabers muss nicht erfasst werden — die Pflicht schützt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Praktisch bewährt: Jede Person stempelt selbst, die Leitung sieht Lücken und korrigiert mit Beleg.
Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich — sie bedeutet, dass der Betrieb auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit verzichtet, nicht auf deren Erfassung. Beginn, Ende und Dauer müssen trotzdem festgehalten werden, damit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten überprüfbar bleiben. Wer die Erfassung an die Beschäftigten delegiert, braucht einen Weg, Verstöße zu erkennen — ein System, in das niemand hineinsieht, erfüllt den Zweck nicht.
Worin unterscheidet sich die Rechtslage von Österreich?
Österreich hat die ausdrückliche gesetzliche Regelung, die Deutschland gerade erst baut: § 26 AZG verlangt seit Langem, Beginn, Ende und Ruhepausen laufend aufzuzeichnen — mit Verwaltungsstrafen je betroffener Person. In Deutschland ergibt sich die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz in der Auslegung von EuGH und BAG; einzelgesetzlich geregelt sind bislang nur Mehrarbeit (§ 16 ArbZG) und die Minijob- und Branchenfälle des § 17 MiLoG. Praktisch läuft es in beiden Ländern auf dasselbe hinaus: Beginn, Ende, Dauer — zeitnah und verlässlich.