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Venheim
Leitung bespricht mit dem Serviceteam die Schicht am Tablet

Wochenraster · Wünsche · Tausch

Dienstplan für die Gastronomie: kostenlos für kleine Betriebe

Wochenraster mit Ziehen und Ablegen, Wunsch- und Tauschverwaltung, Soll-Abgleich und ein Assistent, der Lücken meldet. Das Team ist unbegrenzt inklusive — ein Preis je Standort statt pro Mitarbeiter.

Kostenlos starten

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.

Kurz gesagt

Für die Dienstplanung in der Gastronomie ist Venheim die App für den BETRIEB — Leitung plant, das Team sieht Plan, Wünsche und Tausch am eigenen Handy. Für einen Standort mit bis zu 5 aktiven Personen ist sie dauerhaft kostenlos, nicht nur zum Testen; ab Pro ist das Team unbegrenzt, bezahlt wird je Standort.

Der AlltagZettel, Excel, WhatsApp

Schluss mit Plan per Zettel und WhatsApp

In vielen Betrieben lebt der Dienstplan in einer Excel-Tabelle, an der Wand und in einer WhatsApp-Gruppe — dreimal derselbe Plan, dreimal anders. Wünsche gehen in der Chat-Flut unter, ein Tausch wird mündlich vereinbart und vergessen, und am Ende weiß niemand verlässlich, wer Samstag öffnet. Ein Dienstplan-Werkzeug macht daraus eine einzige, aktuelle Wahrheit, die jeder auf dem Handy sieht.

Am eigenen Handy: der nächste Dienst, die Woche mit Öffner-, Mittag- und Spätdienst — und auf Wunsch alles im Telefonkalender.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«
Ein TagBriefing, Stoßzeit, Schluss

Ein Tag im Plan: vom Briefing bis zum letzten Stuhl

  • 10:45 · BriefingAlle wissen, wer heute wo stehtDer Wochenplan liegt am Handy jeder Person — in ihrer eigenen Sprache.
  • 12:30 · StoßzeitFällt jemand aus, steht der Ersatz schon daBei einer Krankmeldung schlägt der Plan Ersatz vor, der zu Ruhezeit und Stunden passt.
  • 23:10 · SchlussDie Stunden stehen schonGestempelt ist gestempelt: geplante Schicht gegen gestempelte Zeit, ohne Nachtrag am Monatsende.
So geht'sdas Wochenraster

Dienstplanung in der Gastronomie: der Planer

Wochenraster mit Ziehen und Ablegen

Dienste per Drag-and-drop setzen, Rahmendienstplan für die Wochen A/B, Öffner-, Mittag- und Spätdienst je Werktag aus den Öffnungszeiten.

Wünsche & Tausch

Team trägt Wochenverfügbarkeit und Wunschdienste ein, stellt Tauschanfragen — die Leitung genehmigt zentral im Freigabe-Center.

Soll-Abgleich

Geplante Stunden gegen die vereinbarten Stunden je Person — mit laufender Bilanz, damit niemand dauerhaft zu viel oder zu wenig eingeteilt wird. Urlaub, Krankenstand und Feiertag mindern dabei das Soll, statt Minusstunden zu erzeugen.

Assistent & Simulation

Meldet unbesetzte Schichten und Ruhezeit-Verstöße, schlägt Ersatz bei Krank oder Urlaub vor und simuliert eine ganze Woche — die Entscheidung bleibt bei der Leitung.

Eine Woche, ein Raster, eine Wahrheit — mit einer Leiste, die Konflikte wie eine Krankmeldung meldet, bevor sie im Betrieb auffallen.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«
EntlastungSprache, Fairness, Ersatz

Was die Standortleitung wirklich entlastet

Jede:r liest in der eigenen Sprache

Neben Deutsch spricht die Team-Ansicht acht weitere Sprachen — Englisch, Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Ungarisch, Bosnisch, Kroatisch und Serbisch. Jede Person wählt selbst; niemand muss den Plan mehr übersetzen. Nachweise bleiben deutsch.

Fairness-Konto

Wer hatte in den letzten acht Wochen wie viele Spät-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsdienste? Die Zählung je Person beendet die Diskussion »immer ich« — bewusst als ehrliche Statistik, nicht als Automat, der über Köpfe hinweg verteilt.

Krankmeldung um sechs Uhr früh

Der Ersatz-Dialog zeigt, wer verfügbar, ausgeruht und nicht schon verplant ist — samt Springer-Rotation für den Notfall. Die Entscheidung trifft die Leitung; die App nimmt ihr das Durchtelefonieren ab, nicht das Urteil.

Jede Person wählt ihre Sprache selbst und liest den Plan darin — die Nachweise bleiben deutsch.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«
Das SollVertrag ab Datum

Das Soll, gegen das der Plan rechnet

Der Soll-Abgleich ist nur so gut wie die Zahl, gegen die er vergleicht. Zwei Selbstverständlichkeiten, die in Tabellen fast nie stimmen:

Abwesenheit mindert das Soll

Wer zwei Wochen auf Urlaub war, soll nicht mit achtzig Minusstunden zurückkommen. Urlaub, Krankenstand und Feiertag senken das Wochen-Soll der Person, statt es fällig zu lassen — nach einer einzigen Regel, die der Plan, der Assistent, die Ersatzsuche und die Auswertung gemeinsam benutzen. Zeitausgleich mindert bewusst nicht: Er ist dazu da, Plusstunden abzubauen.

Der Vertrag gilt ab einem Datum

Wochenstunden sind ein Verlauf, kein überschreibbares Feld: Erhöht ihr eine Aushilfe im September von 10 auf 24 Stunden, bleibt der Juli mit 10 Stunden stehen — Bilanz, Auswertung und Export rechnen jede Woche mit dem Vertrag, der damals galt. Nur der Rahmendienstplan zieht nicht von selbst nach; die Auswertung sagt es dann in einer eigenen Zeile, damit die Leitung ihn neu ausrollt.

KalenderAbo statt Export

Der eigene Plan landet im Telefonkalender

Ein Plan, in den man erst hineinschauen muss, wird vergessen. Deshalb kann jede Person ihre Dienste einmalig im eigenen Telefonkalender abonnieren — ab da stehen sie zwischen Arzttermin und Geburtstag, mit der Erinnerung, die dort ohnehin eingestellt ist. Verschiebt die Leitung eine Schicht, verschiebt sie sich auch im Telefon; ein einmal heruntergeladener Kalender täte das nicht, und genau daran scheitern Export-Dateien nach der ersten Planänderung.

Der Zugang gehört genau einer Person und lässt sich einzeln zurückziehen — neu erzeugen heißt widerrufen, ohne die Abos aller anderen zu treffen.

Was im Kalender nicht steht

Die Namen der Kolleginnen und Kollegen. In der App ist »mit Sina und Yasmin« eine hilfreiche Angabe; in einer Datei, die bei Google oder Apple liegt, wäre es die Weitergabe fremder Arbeitszeiten an einen Anbieter, den diese Personen nie gewählt haben. Im Feed steht die eigene Schicht — Zeit, Rolle, Standort.

Gesetz1 Pflicht · AT, DE

Was das Gesetz verlangt: und wo es nachzulesen ist

Die Pflicht, die diese Seite berührt, mit ihrer Grundlage in Österreich und in Deutschland. Die Fundstellen mit Quellen stehen im Nachweis-Lexikon. Ob eine Dokumentation im Einzelfall genügt, entscheidet die zuständige Behörde.

  • ArbeitszeitaufzeichnungÖsterreich verlangt Aufzeichnungen über alle Arbeitsstunden; in Deutschland folgt die volle Erfassung aus der Rechtsprechung.
    AT Österreich

    § 26 AZG: Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden führen, Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums festhalten. Bei fixer, schriftlich festgehaltener Einteilung genügt es, die Einhaltung zu bestätigen und Abweichungen aufzuzeichnen.

    § 28 AZG: Fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen sind strafbar, je Arbeitnehmer gesondert. Für Bäckereien gilt die gleichartige Pflicht aus § 19 BäckAG.

    DE Deutschland

    § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzeichnen. Nach dem Bundesarbeitsgericht folgt aus § 3 ArbSchG die Pflicht, Beginn und Ende der gesamten täglichen Arbeitszeit zu erfassen; Papier kann genügen.

    § 17 MiLoG: Bei Minijobs und im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe Beginn, Ende und Dauer bis zum siebten Folgetag aufzeichnen. Ausnahmen regelt die MiLoDokV. Eine Reform mit elektronischer Pflicht ist erst ein Entwurf.

    Aufbewahren Deutschland: mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG). Österreich: keine gesetzliche Frist gefunden; das Unternehmensserviceportal nennt ein Jahr (Behördenseite, kein Gesetz).

    Arbeitszeitaufzeichnung im Lexikon, mit allen Quellen
Exceldrei Bruchstellen

Wann Excel reicht — und wann nicht mehr

Ehrlich: Für ein kleines, eingespieltes Team mit festen Diensten ist eine Excel-Tabelle ein völlig brauchbarer Dienstplan. Sie bricht an drei Stellen — und wer eine davon kennt, kennt meistens alle drei:

  • Der Aushang veraltet. Nach der dritten Änderung existieren drei Fassungen: an der Wand, in der Datei, im Gruppenchat — und irgendjemand richtet sich nach der falschen.
  • Der Tausch versandet. Mündlich vereinbart, im Chat versunken, nie im Plan gelandet. Samstag steht dann niemand — oder zwei.
  • Niemand rechnet Soll gegen Ist. Ob eine Person seit Wochen über oder unter ihren vereinbarten Stunden liegt, sieht eine Tabelle nicht — die laufende Bilanz je Person schon.

Wer trotzdem erst mit einer Tabelle anfängt: Der Ratgeber hat eine Dienstplan-Vorlage für Excel für Woche und Monat.

Je StandortTeam unbegrenzt

Ein Preis je Standort — das ganze Team dabei

Ein Preis je Standort — alle Personen inklusive. Und der Dienstplan ist nur ein Teil — Zeiterfassung, HACCP, Warenwirtschaft und Auswertung sind im selben Preis. Wer neu dazukommt, wird eingeladen und ist am selben Tag im Plan.

39,90 €je Standort und MonatEinmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie.

Alles in einem: Plan, Stempeluhr, Nachweise, Ware, Auswertung.

Im Betriebsbuch
Weiterlesen

Funkloch im Kühlhaus? Kein Problem.

Stempeln, Temperaturen, Reinigungs- und Instandhaltungs-Haken, Inventur-Zählungen und Prüftermine funktionieren auch ohne Netz — und die App lässt sich im Funkloch sogar neu starten. Jeder Eintrag merkt sich die Uhrzeit des Antippens und wird automatisch nachgereicht: Arbeitszeit-Stempel bis zu 3 Tage lang, alle übrigen bis zu 7 Tage. Verworfen wird nichts. Gelesene Team-Chats bleiben am eigenen Handy 30 Tage lesbar, neue Nachrichten gehen beim nächsten Empfang raus. Freigaben, Bestellungen und Auswertung brauchen Verbindung — sie hängen an Daten, die nur der Server im Moment der Entscheidung kennt.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Preis

Ein Preis je Standort, Team unbegrenzt

39,90 € Pro·69,90 € Premiumje Standort und Monat. Angezeigte Preise sind Endpreise — als Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG verrechnen wir keine Umsatzsteuer. Tarif Start dauerhaft gratis — mit Dienstplan, Stempeluhr, Chat und der HACCP-Erfassung samt Excel-Download.Einmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie. Alle Preise

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Wie sich das gegen Anbieter rechnet, die je Mitarbeiter abrechnen, zeigt der Preisvergleich mit Quellen und Beispielrechnung.

Fragen11 Antworten

Häufige Fragen

Wie erstellt man einen Dienstplan in der Gastronomie?
Zuerst die Öffnungszeiten je Werktag hinterlegen; daraus ergeben sich Öffner-, Mittag- und Spätdienst. Das Team trägt Verfügbarkeit und Wunschdienste am Handy ein, die Leitung setzt die Dienste im Wochenraster, und der Assistent meldet unbesetzte Schichten und zu kurze Ruhezeiten. Wer feste Wochen hat, legt einmal einen Rahmendienstplan für die Wochen A und B an. Der fertige Plan steht sofort am Handy des Teams und auf Wunsch im eigenen Telefonkalender.
Reicht für den Dienstplan in der Gastronomie eine Excel-Tabelle?
Für ein kleines, eingespieltes Team mit festen Diensten ja. Sie bricht an drei Stellen: Der Aushang veraltet nach der dritten Änderung, ein mündlicher Tausch landet nie im Plan, und niemand rechnet die geplanten Stunden gegen die vereinbarten. Wer mit einer Tabelle anfangen will, findet im Ratgeber eine Dienstplan-Vorlage für Excel.
Kostet jede zusätzliche Aushilfe extra?
Nein. Der Preis hängt am Standort, nicht an den Köpfen: Der Tarif Start ist gratis für einen Standort mit bis zu fünf Personen; ab Pro (39,90 € je Standort und Monat) ist das ganze Team inklusive — wer neu dazukommt, wird eingeladen. Einmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie.
Können Mitarbeiter Wünsche und Tausch selbst eintragen?
Ja. Das Team trägt Wochenverfügbarkeit und Wunschdienste am eigenen Handy ein und stellt Tauschanfragen. Die Leitung sieht alles im Freigabe-Center und genehmigt oder lehnt ab — der Dienstplan bleibt in einer Hand, statt in WhatsApp-Nachrichten zu zerfallen.
Erkennt der Plan Lücken und Ruhezeit-Verstöße?
Ja. Der Assistent prüft die Besetzung gegen die Öffnungszeiten des Standorts, meldet unbesetzte Schichten und warnt bei zu kurzen Ruhezeiten. Es gibt einen Soll-Abgleich gegen die vereinbarten Stunden und einen Rahmendienstplan für die Wochen A/B.
Hängt der Dienstplan mit der Zeiterfassung zusammen?
Ja — beides ist im selben Werkzeug. Die geplante Schicht steht neben der gestempelten Zeit, sodass sich Soll und Ist vergleichen lassen. Kein Wechsel zwischen zwei Systemen.
Wie bleibt die Verteilung der Wochenend-Dienste fair?
Das Fairness-Konto zählt je Person die Spät-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsdienste der letzten acht Wochen — sichtbar für die Leitung beim Planen. Es ist bewusst eine ehrliche Statistik und kein Automat: verteilt wird von Menschen, aber auf Basis derselben Zahlen statt des Bauchgefühls.
Wie kurzfristig darf der Dienstplan geändert werden (Österreich)?
Die Lage der Arbeitszeit ist grundsätzlich zu vereinbaren; will der Betrieb sie einseitig ändern, verlangt § 19c AZG in der Regel eine Ankündigung zwei Wochen im Voraus — Ausnahmen gelten für unvorhersehbare Fälle, und Kollektivverträge können abweichen. Kein Rechtsrat: die verbindliche Auskunft geben Kammer oder Arbeitsinspektorat. Praktisch hilft, dass jede Plan-Änderung sofort am Handy des Teams ankommt und alte Aushänge gar nicht erst kursieren.
Sehen die Leute ihre Dienste auch im Handy-Kalender?
Ja, als Abo: Jede Person richtet ihren Dienstplan einmal im eigenen Telefonkalender ein, danach stehen die Schichten dort neben allen anderen Terminen und ändern sich mit, wenn die Leitung umplant. Ein heruntergeladener Kalender-Export täte das nicht — er veraltet mit der ersten Änderung. Der Zugang gehört genau einer Person und lässt sich einzeln widerrufen; Namen von Kolleginnen und Kollegen stehen bewusst nicht im Feed.
Erzeugen Urlaub, Krankenstand und Feiertage Minusstunden?
Nein. Diese Tage mindern das Wochen-Soll der Person, statt es fällig zu lassen — und zwar nach derselben Regel im Plan, im Assistenten, in der Ersatzsuche und in der Auswertung. Zeitausgleich mindert bewusst nicht, weil er Plusstunden abbauen soll; »nicht verfügbar« ebenfalls nicht, weil es keine bezahlte Freistellung ist.
Was passiert mit alten Wochen, wenn sich die Wochenstunden ändern?
Sie bleiben, wie sie waren. Wochenstunden und Stundensatz gelten ab einem Datum: Wer im September von 10 auf 24 Wochenstunden geht, hat im Juli weiterhin 10 — Bilanz, Auswertung und Export rechnen jede Woche mit dem Vertrag, der damals galt. Nur der Rahmendienstplan stellt sich nicht selbst um; die Auswertung weist darauf hin, damit ihn die Leitung neu ausrollt.

Ein Plan, den das ganze Team sieht

Betrieb anlegen, Öffnungszeiten hinterlegen, Team einladen — der erste Wochenplan steht noch am selben Tag.

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30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.