Dienstplan · Geräte-Park · Kursbuchung
Dienstplan und Zeiterfassung fürs kleine Fitnessstudio
Wochenraster für Trainer und Empfang, Stempeluhr mit Standort-Prüfung, Störungs-Meldungen aus dem Team und wiederkehrende Prüfungen mit Fälligkeit. Gebaut für Fitness-, EMS- und Yoga-Studios, die von einer Person geführt werden — nicht für Konzernketten.
30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.
Venheim ist das Betriebs-Werkzeug fürs inhabergeführte Fitnessstudio: Dienstplan für Trainer und Empfang, Stempeluhr am Handy, Geräte-Park mit Prüf-Intervallen, Instandhaltung und Kursbuchung per QR — ohne Mitglieder-Konto. Es ersetzt keine Mitgliederverwaltung und keine Beitragsabrechnung, sondern ergänzt sie. Für einen Standort mit bis zu 5 aktiven Personen ist es dauerhaft kostenlos — und es ist im eigenen Betrieb entstanden, zu dem neben der Gastronomie auch Fitness-Studios gehören.
Ein Dienstag im Studio, wie ihn jede Leitung kennt
Um sieben schreibt eine Trainerin, dass sie den Abendkurs tauschen muss. Um zehn meldet ein Mitglied, dass ein Laufband in der ersten Etage piept. Mittags fragt die Aushilfe, wie viele Stunden sie diesen Monat schon hat — und irgendwo im Ordner liegt der Zettel, wann die nächste Geräte-Prüfung eigentlich fällig war. Nichts davon ist dramatisch. Aber alles davon landet bei derselben Person. Venheim sammelt genau diese Fälle an einem Ort — mit Beleg, wer was wann erledigt hat.
Was Venheim ist — und was bewusst nicht
Venheim ist das Werkzeug für Team und Betrieb: wer wann arbeitet, welches Gerät gewartet gehört, welche Aufgabe offen ist, wer einen Kursplatz gebucht hat. Es ersetzt keine Mitgliederverwaltung, keine Beitrags- und SEPA-Abrechnung und kein Zutrittssystem — es ergänzt sie. Wer Verträge und Beiträge abrechnen will, braucht zusätzlich eine Mitglieder-Software; beides läuft nebeneinander, ohne sich in die Quere zu kommen.
Warum wir das so deutlich sagen
Die Suche nach »Software Fitnessstudio« liefert überwiegend Mitglieder-Systeme. Wer eines davon erwartet und hier landet, soll es nach zehn Sekunden wissen — nicht nach der Registrierung. Und umgekehrt: Für Dienstplan, Stunden, Geräte und Aufgaben ist eine Mitglieder-Software das falsche Werkzeug. Genau diese Lücke füllt Venheim.
Dienstplan im Fitnessstudio: Trainer und Stempeluhr in einem Werkzeug
Wochenraster mit Ziehen und Ablegen
Trainer, Empfang und Aushilfen in einem Raster, Dienste per Drag-and-drop, Rahmendienstplan für die Wochen A/B. Jede Änderung ist sofort am Handy des Teams — kein Aushang, der veraltet.
Wünsche & Tausch
Das Team trägt Verfügbarkeit und Wunschdienste am eigenen Handy ein und stellt Tauschanfragen — die Leitung genehmigt zentral im Freigabe-Center, statt Chats hinterherzulesen.
Stempeluhr mit Standort-Prüfung
Kommen und Gehen mit einem Tipp am eigenen Telefon. Die Standort-Prüfung läuft im Hintergrund — gespeichert wird nur der Abstand zum Studio, nie die Koordinaten.
Stunden und Urlaubskonto
Geplante Schicht und gestempelte Zeit stehen nebeneinander; jede Person sieht ihren Saldo und den Resturlaub selbst. Die Leitung beantwortet keine Stunden-Nachfragen mehr aus dem Gedächtnis.
Und weil Studio-Teams selten einsprachig sind: Neben Deutsch spricht die Team-Ansicht acht weitere Sprachen — Englisch, Türkisch, Polnisch, Rumänisch, Ungarisch, Bosnisch, Kroatisch und Serbisch. Jede Person wählt selbst; Nachweise bleiben deutsch.
Wie der Plan Feiertage, Urlaub und Ruhezeiten nach österreichischem Recht führt, steht bei der Dienstplan-Software für Österreich. Wer heute noch in Excel plant, findet im Ratgeber die Dienstplan-Vorlage für Woche und Monat.
Arbeitszeit aufzeichnen im Fitnessstudio: was Österreich und Deutschland verlangen
Für Angestellte gilt im Studio dieselbe Pflicht wie in jedem anderen Betrieb, für Trainer, Empfang und Aushilfen gleich.
Österreich
- Aufzeichnen
- Der Betrieb führt Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden.AZG · § 26 (idF BGBl. I Nr. 53/2018)
- Fester Dienstplan
- Steht die Einteilung fix und schriftlich fest, genügt es, ihre Einhaltung zu bestätigen und Abweichungen aufzuzeichnen.AZG · § 26 (idF BGBl. I Nr. 53/2018)
- Strafe
- Fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen sind strafbar, je Arbeitnehmer gesondert.AZG · § 28 Abs. 1 Z 3, Abs. 2 Z 7 und Abs. 8
- Aufbewahren
- Eine gesetzliche Frist haben wir nicht gefunden; das Unternehmensserviceportal nennt ein Jahr (Behördenseite, kein Gesetz).USP, Behördenseite · Stand 16.01.2025
Deutschland
- Aufzeichnen
- Beginn und Ende der gesamten täglichen Arbeitszeit; das folgt nach dem Bundesarbeitsgericht aus dem Arbeitsschutzgesetz. Papier kann genügen.ArbSchG · § 3 Abs. 2 Nr. 1BAG 1 ABR 22/21 · Leitsatz 1, Rn. 63 und 65
- Über acht Stunden
- Die Zeit über acht Stunden am Werktag zeichnen Sie schon nach dem Arbeitszeitgesetz auf.ArbZG · § 16 Abs. 2
- Minijobs
- Beginn, Ende und Dauer, aufgezeichnet bis zum siebten Folgetag.MiLoG · § 17 Abs. 1
- Aufbewahren
- Mindestens zwei Jahre.ArbZG · § 16 Abs. 2MiLoG · § 17 Abs. 1
Jede Fundstelle wurde im Original gelesen, Stand 23.09.2026. Was eine Kontrolle sehen will, steht im Nachweis-Lexikon unter Arbeitszeitaufzeichnung.
Zum Weiterlesen im Ratgeber
Das piepsende Laufband landet nicht mehr auf einem Zettel
Jedes Gerät steht mit Hersteller, Seriennummer und Etage in der App. Merkt jemand aus dem Team eine Störung, meldet er sie in Sekunden vom Handy — und die Leitung sieht in der Übersicht »Zu erledigen« nach Dringlichkeit gereiht, was ansteht, statt es aus Zurufen zusammenzusetzen.
Geräte-Liste mit Etage
Hersteller, Seriennummer, Etage — je Gerät eine Zeile. Bei einem Defekt ist sofort klar, welches der drei Laufbänder gemeint ist und wo es steht.
Störungen aus dem Team
Wer etwas bemerkt, meldet es am Handy. Die Dringlichkeits-Übersicht »Zu erledigen« reiht die Meldungen — nichts geht zwischen zwei Schichten verloren.
Inventar als CSV
Die ganze Geräte-Liste als CSV-Export — für Versicherung, Steuerberatung oder die eigene Ablage, ohne Abtippen.
Prüfungen mit Fälligkeit statt Zettel im Ordner
Wiederkehrende Prüfungen — je Gerät oder je Auflage — stehen mit letzter Prüfung und gerechneter Fälligkeit in der App, nach Dringlichkeit gereiht. Zu Wochenbeginn erinnert sie die Leitung gesammelt an alles Überfällige und an das, was in den nächsten 30 Tagen fällig wird — bevor es die Kontrolle tut.
Ehrlich dazu: Wo eine Frist am Bescheid oder an der Anlage hängt, belegt Venheim kein Intervall vor — der Betrieb trägt sie ein und bestätigt sie. Ein erfundenes Intervall wäre gefährlicher als ein leeres Feld.
Der Montag-Morgen-Blick
Eine Sammel-Nachricht statt zwanzig Kalendereinträgen: überfällig, bald fällig, erledigt. Wer die Prüfung abhakt, hinterlässt Person und Zeitpunkt — der Nachweis entsteht nebenbei und bleibt erhalten.
Instandhaltung und Reinigung mit System
Die Hausmeister-Rolle hat ihre eigene Aufgabenliste — einmalig, wöchentlich oder monatlich, von der Leitung gepflegt, vom Hausmeister abgehakt. Daneben laufen Reinigungs-Checklisten fürs Studio je Schicht: Was erledigt ist, trägt Person und Zeitpunkt, und die Leitung sieht den Tagesstand, ohne durchs Haus zu gehen.
Eine Rolle, eine Liste
Der Hausmeister sieht seine Liste, nicht den ganzen Betrieb. Erledigtes verschwindet nicht — es bleibt als Eintrag stehen, und wiederkehrende Aufgaben tauchen im nächsten Rhythmus von selbst wieder auf.
Kursplatz buchen: ein QR-Aushang, kein Mitglieder-Konto
Der Yoga-Kurs am Donnerstag hat zwölf Matten. Statt einer Liste am Empfang hängt ein QR-Code an der Tür: Mitglieder scannen, wählen das Zeitfenster und tragen Name und E-Mail ein — fertig. Die Kapazität je Angebot begrenzt die Plätze, die Bestätigungs-Mail enthält einen Storno-Link, und die Leitung sieht die Belegung, bevor sie den Raum aufsperrt. Die Kurs- und Trainer-Buchung gehört zum Tarif Pro.
- Buchung ohne Konto und ohne App-Installation — der QR-Link genügt
- Kapazität je Angebot; überbuchen kann nur die Leitung, die den Raum sieht
- QR-Zentrale — 3 aktive Codes schon im Tarif Start, unbegrenzt und mit Scan-Statistik ab Pro, auch als Google-Bewertungs-QR am Ausgang
Läuft nicht im Prospekt, sondern im Studio
Venheim ist im echten Betrieb entstanden — neben der Gastronomie auch in Fitness-Studios. Geräte-Park, Prüf-Intervalle und die Hausmeister-Liste sind dort nicht als Studio-Features nachgerüstet worden, sondern aus dem echten Bedarf dieser Häuser gewachsen.
Die Kennzahlen dazu — Personen und Aufzeichnungen — stehen auf der Echtbetrieb-Seite und kommen live aus der Datenbank. Namen fremder Studios nennen wir dabei nicht.
Warum das für dich zählt
Eine Funktion, die im Betrieb jede Woche gebraucht wird, wird gepflegt statt versprochen. Wenn die Prüf-Erinnerung am Montag nicht käme, würde es zuerst dort auffallen — nicht erst bei einem Kunden.
Ein Preis je Standort — das ganze Team dabei
Ein Preis je Standort — alle Personen inklusive. Für einen Standort mit bis zu 5 aktiven Personen ist Venheim im Tarif Start dauerhaft kostenlos — als Tarif, nicht als Testphase. Wer wächst, wechselt zu Pro und lädt einfach weiter ein; wer neu dazukommt, ist am selben Tag im Plan.
39,90 €je Standort und Monat im Tarif ProEinmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie.
Plan, Stempeluhr, Geräte, Aufgaben und Kursbuchung — im selben Preis, ohne Pro-Kopf-Zähler.
Kein Empfang im Untergeschoß? Kein Problem.
Stempeln, Temperaturen, Reinigungs- und Instandhaltungs-Haken, Inventur-Zählungen und Prüftermine funktionieren auch ohne Netz: Die App merkt sich jeden Eintrag mit der Uhrzeit des Antippens und reicht ihn automatisch nach — Arbeitszeit-Stempel bis zu 3 Tage lang, alle übrigen bis zu 7 Tage. Gelesene Team-Chats bleiben am eigenen Handy 30 Tage lesbar, neue Nachrichten gehen beim nächsten Empfang raus. Freigaben, Bestellungen und Auswertung brauchen Verbindung.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Dienstplan fürs Fitnessstudio?
Ersetzt Venheim unsere Mitgliederverwaltung?
Können Mitglieder einen Kursplatz ohne eigenes Konto buchen?
Wie behalten wir Geräte-Prüfungen im Blick?
Wir führen zwei Studios — geht das?
Was kostet Venheim für ein kleines Studio?
Stehen Trainer auf Honorarbasis auch im Plan?
Unser Team ist nicht besonders technisch — funktioniert das trotzdem?
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir wieder aufhören?
Der Betrieb hinter dem Studio, an einem Ort
Betrieb anlegen, Branche »Studio« wählen, Team einladen — der erste Wochenplan und die Geräte-Liste stehen noch am selben Tag.
30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.