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HACCP · Reinigung · Nachweis

Digitaler Reinigungsnachweis für die Gastronomie

Ein digitaler Reinigungsnachweis ersetzt den Zettel an der Wand: Das Team hakt die Reinigungs- und Schichtlisten am eigenen Handy ab, jeder Haken trägt Person und Zeitpunkt, auf Wunsch dazu ein Foto der erledigten Aufgabe, und der Monats-Export kommt als Excel für die Kontrolle. Bei Venheim ist diese Pflicht-Erfassung dauerhaft kostenlos — auch nach der Testphase.

Reinigung lückenlos dokumentieren und den Nachweis auf Knopfdruck für die Kontrolle erzeugen. Das Team hakt Schichtlisten am eigenen Handy ab, der Monats-Export kommt als Excel — statt Zettel an der Wand, den im Ernstfall niemand findet.

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.

Aus dem Echtbetrieb: über 3 000 abgehakte Reinigungs-Aufgaben in den Betrieben, in denen Venheim entstanden ist — die Zahlen live.

Warum ein Reinigungsnachweis Pflicht ist

Wer Lebensmittel in Verkehr bringt, muss nach der EU-Verordnung 852/2004 ein HACCP-gestütztes Eigenkontroll-Konzept führen und dessen Einhaltung belegen können. Die Reinigung ist ein zentraler Teil davon. Ein Reinigungsplan allein reicht nicht — verlangt wird der Nachweis, dass tatsächlich gereinigt wurde: wer, wann, was. Genau das ist auf Papier die Schwachstelle: Zettel gehen verloren, werden nachträglich ausgefüllt oder sind bei der Kontrolle nicht auffindbar.

Zehn Sekunden je Gerät: Wert eintippen, bestätigen — und darunter steht sofort, wer wann gemessen hat.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Wie Venheim das löst

Schichtlisten abhaken

Je Schicht eine Liste der fälligen Reinigungs- und To-Do-Aufgaben. Das Team hakt am eigenen Handy ab, der Eintrag hält Person und Zeit fest.

Bearbeiten-Modus

Die Leitung passt Listen an: umbenennen, entfernen, neu anlegen, sortieren. Grundlisten sind von Anfang an da und lassen sich umbenennen.

Nichts wird gelöscht

Nachweis-Daten werden nie gelöscht, nur korrigiert — jede Korrektur mit Beleg (vorher/nachher). Das hält den Nachweis prüfungsbereit.

Foto zur Aufgabe

Wer den Fettabscheider gereinigt hat, fotografiert ihn — der Nachweis zeigt dann, was gemacht wurde, nicht nur, dass jemand ein Häkchen gesetzt hat. Freiwillig, als zweiter Knopf neben der Zeile: Eine verweigerte Kamera hält den Haken nie auf.

Der geführte Tag

Jede Aufgabe kann ein Zeitfenster und eine verantwortliche Person tragen: Was zwischen 06:00 und 10:00 fällig ist, steht am Morgen vorne. Das Fenster färbt die Zeile, es versteckt sie nie — eine ausgeblendete Aufgabe wäre eine Lücke im Nachweis. Was am Abend offen bleibt, meldet sich von selbst bei der Leitung.

Nachgereicht steht dran

Im Keller ohne Netz abgehakt und erst zwei Stunden später übertragen? Dann trägt die Zeile den Vermerk »nachgereicht (+2 h)«. Gespeichert sind beide Uhren — die des Geräts und die des Servers, die keine App setzen kann; am Eintrag steht die Differenz. Ehrlich statt bequem.

Der Nachweis auf Knopfdruck

Aus den abgehakten Listen entsteht ein monatlicher Nachweis als formatierte Excel-Datei — auf Wunsch geht er automatisch per Mail raus. Bei einer Kontrolle liegt der Beleg damit sofort vor, statt in einem Ordner gesucht zu werden.

  • Monats-Export als Excel, sauber formatiert
  • Zusammen mit Temperaturen und MHD ein vollständiger HACCP-Nachweis
  • Export bleibt frei — auch bei abgelaufenem Abo

Zettel gegen App

Zettel: geht verloren, nachträglich ausfüllbar, bei der Kontrolle nicht auffindbar, unleserlich.

App: Person und Zeit am Eintrag, auf Wunsch mit Foto, nichts wird gelöscht, Monats-Export in Sekunden, von jedem Handy aus.

Vor der Kontrolle einmal selbst hinschauen

Die Reinigung ist einer von neun Bereichen, die der Kontrollblick durchgeht — der Probelauf, der den Betrieb so zeigt, wie ihn eine Prüferin sähe. Für die Reinigung steht dort, wie viele Nachweise im gewählten Zeitraum vorliegen und welcher Anteil davon erledigt ist, daneben das Gewicht im Gesamtbild und die Rechtsgrundlage, aus der die Pflicht kommt: in Österreich das LMSVG, in Deutschland die LMHV, beide über die EU-Verordnung 852/2004. In den Bereichen, in denen eine einzelne Zeile fehlt — eine abgelaufene Charge, eine gerissene Prüffrist, ein fehlender Schulungsnachweis —, steht der Befund samt Knopf auf die Seite, auf der er behoben wird.

Der Probelauf trägt selbst nichts ein — er liest und verweist; erledigt wird dort, wo die Aufgabe zu Hause ist. Und die Einschätzung darunter ist versioniert: Kommt später ein Prüfbereich dazu, gilt er ab seinem Stichtag, damit ein abgelegter Juli-Bericht nicht über Nacht eine andere Note bekommt. Ein amtliches Urteil ist der Wert nie — er ist die Selbsteinschätzung des Betriebs aus den eigenen Aufzeichnungen, und dieser Satz steht auf dem Bildschirm wie auf dem Ausdruck.

Der digitale Reinigungsnachweis ist ein Baustein des digitalen Betriebsbuchs — zusammen mit Temperaturen, MHD, Zeiterfassung und Dienstplan. Zum digitalen Betriebsbuch.

Funkloch im Kühlhaus? Kein Problem.

Stempeln, Temperaturen, Reinigungs- und Instandhaltungs-Haken, Inventur-Zählungen und Prüftermine funktionieren auch ohne Netz — und die App lässt sich im Funkloch sogar neu starten. Jeder Eintrag merkt sich die Uhrzeit des Antippens und wird automatisch nachgereicht: Arbeitszeit-Stempel bis zu 3 Tage lang, alle übrigen bis zu 7 Tage. Verworfen wird nichts. Freigaben, Bestellungen, Auswertung und Chat brauchen Verbindung — sie hängen an Daten, die nur der Server im Moment der Entscheidung kennt.

Ein Preis je Standort, Team unbegrenzt

39,90 € Pro·69,90 € Premiumje Standort und Monat. Angezeigte Preise sind Endpreise — als Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG verrechnen wir keine Umsatzsteuer. Tarif Start dauerhaft gratis — mit Dienstplan, Stempeluhr, Chat und der HACCP-Erfassung samt Excel-Download.Einmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie. Alle Preise

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Häufige Fragen

Wie lange muss ich Reinigungsnachweise aufbewahren?
Eine feste Frist nennt das Lebensmittelrecht für die HACCP-Eigenkontrolle nicht ausdrücklich; in der Praxis wird meist eine Aufbewahrung von rund einem bis zwei Jahren erwartet, abgestimmt auf die Haltbarkeit der Produkte. Da die Dokumentation digital liegt, kostet längeres Aufheben nichts — Venheim löscht Nachweis-Daten grundsätzlich nicht, sondern deaktiviert oder korrigiert sie mit Beleg. Wo das Gesetz eine Frist wirklich nennt, rechnet die App das Datum aus, statt es jemanden im Kopf ausrechnen zu lassen: Das Monatspaket für die Steuerberatung trägt sein »Aufbewahren: mindestens bis …« — sieben Jahre ab Schluss des Kalenderjahres nach § 132 BAO, in Deutschland zehn nach § 147 AO. Auf dem Reinigungsnachweis steht bewusst kein solches Datum, weil es für ihn keine gesetzliche Frist gibt; eine geliehene Zahl wäre eine erfundene Sicherheit. Die verbindliche Frist klärt der Betrieb mit der Lebensmittelaufsicht.
Muss zu jeder erledigten Aufgabe ein Foto?
Nein. Das Foto ist freiwillig und liegt als zweiter Knopf neben der Zeile — der Ein-Klick-Weg bleibt genauso schnell wie vorher, und »ohne Foto abhaken« steht in jedem Zustand daneben. Das hat einen Grund: Ein Pflicht-Foto führt an der Theke dazu, dass irgendetwas fotografiert wird, damit der Haken durchgeht, und ein Nachweis, den man mit einem Bild der Decke erfüllt, ist schlechter als gar keiner. Im Funkloch wird kein Bild zwischengespeichert: Der Haken kommt auch ohne Netz durch, das Foto braucht Verbindung.
Ersetzt die App den Reinigungsplan an der Wand?
Der Reinigungsplan lebt in der App: je Schicht eine Liste mit den fälligen Aufgaben, die abgehakt werden. Wer möchte, druckt den Plan weiterhin aus — der Nachweis, wer wann was gereinigt hat, entsteht aber digital und ist damit vorzeigbar.
Kann das ganze Team abhaken oder nur die Leitung?
Das ganze Team hakt am eigenen Handy ab. Die Leitung pflegt die Listen im Bearbeiten-Modus (umbenennen, entfernen, neu anlegen, sortieren). Wer welche Aufgabe erledigt hat, steht am Eintrag.
Was kostet der digitale Reinigungsnachweis?
Die Reinigungslisten abhaken und den Nachweis als Excel herunterladen geht schon im Tarif Start für 0 € — und bleibt selbst bei abgelaufenem Abo nutzbar, weil ein Betrieb seine Dokumentation immer führen können muss. Ab Pro kommen der automatische Monatsversand und die Auswertung dazu — ein Preis je Standort, Team unbegrenzt.

Reinigung lückenlos belegen

Grundlisten für die Reinigung sind von Anfang an da: Betrieb anlegen, Listen umbenennen, Team einladen — der erste Haken sitzt noch am selben Tag.

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.