Warenwirtschaft · Inventur · Bestellwesen
Warenwirtschaft für die Gastronomie: Bestand am Handy
Lieferungen, Verlust und Zählungen erfasst das Team am eigenen Handy; die Leitung gibt frei, bestellt je Lieferant mit einer Mail nach und sieht die Wareneinsatz-Quote im Finanz-Cockpit. Für kleine Gastro-Betriebe in Österreich und Deutschland.
30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.
Warenwirtschaft in der Gastronomie heißt: Das Team erfasst Lieferungen, Abgänge und Inventur-Zählungen am eigenen Handy, und der Bestand rechnet nur mit Buchungen, die die Leitung freigegeben hat. Aus dem Verbrauch entsteht ein Bestellvorschlag, daraus je Lieferant eine fertige Bestellung samt Mail — MHD-Chargen laufen beim Wareneingang automatisch mit.
Warenwirtschaft in der Gastronomie: was in Küche und Bar den Bestand verändert
Drei Wege verändern den Bestand, und alle drei laufen über dasselbe Handy, das ohnehin in der Hosentasche steckt. Gerechnet wird dabei nur mit Buchungen, die die Leitung freigegeben hat — dazu gleich mehr.
Zugänge aus Lieferungen
Die Lieferung wird beim Wareneingang am Handy gebucht — Artikel, Menge, MHD. Die MHD-Charge entsteht sofort, damit ihr Datum ab dem ersten Tag kontrolliert wird; Zugang und Menge zählen mit der Freigabe der Leitung.
Abgänge aus dem Betrieb
Was den Betrieb verlässt, wird als Abgang erfasst — Verlust immer mit Grund und Menge, damit nachvollziehbar bleibt, was wohin verschwunden ist, statt still im Bestand zu fehlen.
Inventur-Zählungen
Gezählt wird am Handy, Artikel für Artikel. Eine Zählung setzt den Bestand auf den gezählten Wert — Differenzen zum Soll werden sichtbar, statt sich über Monate aufzusummieren.
Vier Augen, bevor eine Zahl in den Bestand darf
Buchungen und Zählungen des Teams landen zuerst als »wartet« und wirken erst, wenn die Leitung sie freigibt. Ein vertippter Karton mit 100 statt 10 Stück, eine doppelt gebuchte Lieferung, eine Zählung am falschen Artikel — all das fällt in der Freigabe auf, bevor es den Bestand verfälscht.
- Die Regel sitzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche — ein Umweg an der App vorbei ändert daran nichts
- Die Leitung sieht Person, Zeitpunkt und Menge jeder wartenden Buchung
- Tippfehler und Schwund werden sichtbar, solange sie noch korrigierbar sind
Und wenn doch etwas durchrutscht: Eine falsch erfasste Lieferung nimmt die Leitung noch am selben Tag mit Grund zurück, statt sie auszusitzen. Gelöscht wird sie nicht — sie bleibt storniert in der Historie stehen, mit Grund, Person und Zeitpunkt, und der Bestand rechnet ab da ohne sie. Der Zugang, der in die Tageszählung gespiegelt war, geht dabei mit zurück; sonst stimmte der Verbrauch am Monatsende nicht mehr.
Warum das den Unterschied macht
Ein Bestand, dem man trauen kann, ist der ganze Zweck einer Warenwirtschaft. Wo jede Eingabe sofort gilt, rechnet ein einziger Tippfehler wochenlang mit — hier prüft ein zweites Paar Augen, bevor gerechnet wird. Die Freigabe selbst ist ein Antippen im Freigabe-Center, kein Papierprozess.
MHD im Griff, Beleg gleich mit
MHD & Chargen
Beim Wareneingang entsteht die Charge mit ihrem Mindesthaltbarkeitsdatum. Entnommen wird nach »zuerst ablaufend, zuerst raus« — und Verlust wird immer mit Grund und Menge gebucht, nie als stille Korrektur.
Lieferschein abfotografiert, Beleg abgelegt
Beim Wareneingang wird Lieferschein oder Rechnung mit dem Handy abfotografiert. Das Foto landet in der Beleg-Ablage, nach Monat gruppiert — gelöscht wird nie, ein falscher Beleg wird mit Grund storniert und bleibt nachvollziehbar.
Nachbestellen: aus dem Verbrauch, je Lieferant eine Mail
Der Bestellvorschlag entsteht aus dem Verbrauch — was zur Neige geht, steht im Radar. Aus der Auswahl macht Venheim je Standard-Lieferant eine fertige Bestellung, die als Bestell-Mail direkt aus der App geht.
- Bestell-Mail direkt aus der App — die Antwort des Lieferanten geht an die Leitung
- Je Standard-Lieferant eine Bestellung statt einer Sammelliste zum Auseinandersortieren
- Die Lieferung wird beim Eintreffen gegen die Bestellung gebucht — samt MHD und Beleg
Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag
Bestellt wird erst, wenn die Leitung die Bestellung prüft und abschickt. Venheim bestellt nie von selbst — es nimmt der Leitung das Zusammensuchen ab, nicht die Entscheidung.
Vom Einkaufspreis zur Wareneinsatz-Quote
Kalkulation über Rezepte
Jeder Artikel trägt seinen Einkaufspreis; über die Rezepte entsteht daraus der Wareneinsatz je Portion. Die Wareneinsatz-Quote steht im Finanz-Cockpit — mit ausgewiesener Daten-Abdeckung: Nur vollständige Kalkulationen zählen, keine geschönten Zahlen.
Kassa gegen Zählung
Die Registrierkasse bleibt die Aufzeichnung, Venheim liest nur nach: helloCash und ready2order liefern ihre Tagesumsätze automatisch, jede andere Kasse kommt per CSV oder über die offene Schnittstelle herein. Diese Umsätze stehen neben den Zählungen der App — eine Abweichung fällt im Monat auf, nicht erst, wenn die Steuerberatung nachfragt.
Was ein Datum hat, steht in einem Kalender — und der kostet nichts
Eine Charge, die nächste Woche abläuft, eine Bestellung, die am Donnerstag kommen soll, die Wartung der Spülmaschine, die Hygieneschulung im März: Das sind vier Zettel an vier Orten — oder eine Liste mit Ampel für überfällig, bald fällig und geplant. Der Terminkalender zieht diese Fälligkeiten aus den Modulen zusammen, in denen sie ohnehin entstehen, und erinnert von selbst.
Abgehakt wird dabei dort, wo es hingehört: Eine MHD-Charge erledigt man auf der MHD-Seite, nicht im Kalender — sonst gäbe es zwei Wege, dieselbe Nachweis-Zeile zu ändern. Und ein überfälliger Termin rollt nie stumm weiter, er bleibt stehen, bis jemand ihn wirklich abhakt.
Dieses Modul ist in jedem Tarif enthalten, auch im dauerhaft gratis Tarif Start. Fristen zu führen ist eine Pflicht — und eine Pflicht stellt man nicht hinter eine Bezahlschranke.
Folgetermine werden gerechnet, nicht gespeichert — ein überfälliger Termin rollt NICHT weiter, er bleibt stehen, bis er abgehakt ist. Termine werden nie gelöscht, nur abgelegt; abgehakte Nachweise storniert nur die Leitung, immer mit Grund.
Verkaufs-Modus für Bar, Automat — und den kleinen Laden
Wo einzeln verkauft wird, zählt eine Kachel je Produkt: Ein Tipp zählt den Verkauf, der Preis wird beim Zählen eingefroren — spätere Preisänderungen verfälschen keine alte Statistik. Der Bestand ändert sich erst mit »Behälter leer« und der Freigabe der Leitung.
Derselbe Bestand und derselbe Verkaufs-Modus tragen über die Produkt-Branche »Handel« auch einen kleinen Laden neben der Gastronomie — ein System, ein Bestand, eine Auswertung.
Funkloch im Kühlhaus? Kein Problem.
Stempeln, Temperaturen, Reinigungs- und Instandhaltungs-Haken, Inventur-Zählungen und Prüftermine funktionieren auch ohne Netz — und die App lässt sich im Funkloch sogar neu starten. Jeder Eintrag merkt sich die Uhrzeit des Antippens und wird automatisch nachgereicht: Arbeitszeit-Stempel bis zu 3 Tage lang, alle übrigen bis zu 7 Tage. Verworfen wird nichts. Gelesene Team-Chats bleiben am eigenen Handy 30 Tage lesbar, neue Nachrichten gehen beim nächsten Empfang raus. Freigaben, Bestellungen und Auswertung brauchen Verbindung — sie hängen an Daten, die nur der Server im Moment der Entscheidung kennt.
Was das Gesetz verlangt: und wo es nachzulesen ist
Jede Pflicht, die diese Seite berührt, mit ihrer Grundlage in der EU, in Österreich und in Deutschland. Die Fundstellen mit Quellen stehen im Nachweis-Lexikon. Ob eine Dokumentation im Einzelfall genügt, entscheidet die zuständige Behörde.
WareneingangskontrolleLieferungen prüfen, bevor sie ins Lager gehen: Temperatur, Verpackung, Kennzeichnung und Datum.
Wareneingangskontrolle im Lexikon, mit allen QuellenEU gilt in Österreich und DeutschlandVO (EG) 852/2004 Anh. II Kap. IX Nr. 1: Rohstoffe nicht annehmen, wenn das Endprodukt trotz Aussortieren oder Verarbeiten nicht verzehrgeeignet wäre; Nr. 2 und 5: richtig lagern, Kühlkette halten.
AT ÖsterreichKeine eigene Norm; es gilt das EU-Recht. Das WKO-Skriptum nennt Grenztemperaturen für den Eingang, etwa Faschiertes 2 °C, Geflügel 4 °C, Tiefkühlware −15 °C, und empfiehlt, Werte und Abweichungen aufzuzeichnen (Empfehlung, kein Gesetz).
DE DeutschlandKeine eigene Norm für die Gastronomie; die Temperaturen der Tier-LMHV gelten nicht für Gaststätten-Küchen. Die LMHV nennt die Warenkontrolle als Pflichtinhalt der Schulung.
MHD und VerbrauchsdatumNach dem Mindesthaltbarkeitsdatum ist eine Ware nicht automatisch unsicher; nach dem Verbrauchsdatum gilt sie als nicht sicher.
MHD und Verbrauchsdatum im Lexikon, mit allen QuellenEU gilt in Österreich und DeutschlandLMIV Art. 2 und Anhang X: Das MHD ist das Datum, bis zu dem ein Lebensmittel bei richtiger Aufbewahrung seine Eigenschaften behält. Ausgenommen sind unter anderem Backwaren, die normalerweise binnen 24 Stunden verzehrt werden.
LMIV Art. 24: Sehr leicht verderbliche Lebensmittel tragen ein Verbrauchsdatum; nach Ablauf gelten sie als nicht sicher und dürfen nicht in Verkehr gebracht werden (VO 178/2002 Art. 14).
AT Österreich§ 7 Allergeninformationsverordnung: Das MHD verpackter Lebensmittel darf nicht verlängert werden; bei abgelaufenem MHD ist beim Verkauf deutlich darauf hinzuweisen.
DE DeutschlandKeine nationale Norm zum Verkauf nach Ablauf des MHD gefunden. Laut Bundesamt ist ein Verlängern durch Händler mit Begründung und voller Verantwortung nicht ausgeschlossen; Ware mit Verbrauchsdatum darf nicht umetikettiert werden (Behördenauskunft, kein Gesetz).
Das Wissen dazu, für das ganze Team: 1 Kapitel der offenen Hygieneschulung
Die Pflichten dieser Seite gibt es als Kapitel zum Üben: echte Lagen aus der Schicht, jede Aussage mit Quelle, am eigenen Handy und ohne Konto. Die Teilnahmebestätigung entsteht aus dem eigenen Fortschritt.
Die Warenwirtschaft ist ein Baustein des digitalen Betriebsbuchs — zusammen mit HACCP-Nachweis, Dienstplan und Arbeitszeiterfassung. Zum digitalen Betriebsbuch.
Zum Weiterlesen im Ratgeber
Ein Preis je Standort, Team unbegrenzt
39,90 € Pro·69,90 € Premiumje Standort und Monat. Angezeigte Preise sind Endpreise — als Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG verrechnen wir keine Umsatzsteuer. Tarif Start dauerhaft gratis — mit Dienstplan, Stempeluhr, Chat und der HACCP-Erfassung samt Excel-Download.Einmalig 199,00 € Einrichtung bei monatlicher Zahlung — bei Jahreszahlung entfällt sie. Alle Preise
Häufige Fragen
Was braucht eine Warenwirtschaft für Food und Getränke?
Wie kommt der Anfangsbestand in die App?
Was passiert bei Schwund?
Was tun wir, wenn eine Lieferung falsch gebucht wurde?
Braucht das Team eine Schulung?
Funktioniert das mit unserer Registrierkasse?
Was ist im Gratis-Tarif enthalten?
Ist Venheim ein vollwertiges Warenwirtschafts-ERP?
Wie entsteht der Bestellvorschlag?
Trägt das auch einen kleinen Laden neben der Gastronomie?
Warenwirtschaft ohne Zettel und Bauchgefühl
Artikel anlegen, erste Inventur zählen, Team einladen — die erste Lieferung ist noch am selben Tag gebucht, samt Beleg-Foto und MHD-Charge.
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