VenheimVenheim

Warenwirtschaft · Inventur · Bestellwesen

Warenwirtschaft für die Gastronomie – Bestand, Inventur, Bestellungen am Handy

Warenwirtschaft in der Gastronomie heißt: Das Team erfasst Lieferungen, Abgänge und Inventur-Zählungen am eigenen Handy, und der Bestand rechnet nur mit Buchungen, die die Leitung freigegeben hat. Aus dem Verbrauch entsteht ein Bestellvorschlag, daraus je Lieferant eine fertige Bestellung samt Mail — MHD-Chargen laufen beim Wareneingang automatisch mit.

Lieferungen, Verlust und Zählungen erfasst das Team am eigenen Handy; die Leitung gibt frei, bestellt je Lieferant mit einer Mail nach und sieht die Wareneinsatz-Quote im Finanz-Cockpit. Für kleine Gastro-Betriebe in Österreich und Deutschland.

Kostenlos starten

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.

Der Bestand am Handy — und was ihn verändert

Drei Wege verändern den Bestand, und alle drei laufen über dasselbe Handy, das ohnehin in der Hosentasche steckt. Gerechnet wird dabei nur mit Buchungen, die die Leitung freigegeben hat — dazu gleich mehr.

Zugänge aus Lieferungen

Die Lieferung wird beim Wareneingang am Handy gebucht — Artikel, Menge, MHD. Mit der Freigabe der Leitung entsteht der Zugang im Bestand, die MHD-Charge gleich mit.

Abgänge aus dem Betrieb

Was den Betrieb verlässt, wird als Abgang erfasst — Verlust immer mit Grund und Menge, damit nachvollziehbar bleibt, was wohin verschwunden ist, statt still im Bestand zu fehlen.

Inventur-Zählungen

Gezählt wird am Handy, Artikel für Artikel. Eine Zählung setzt den Bestand auf den gezählten Wert — Differenzen zum Soll werden sichtbar, statt sich über Monate aufzusummieren.

Warenbestand: Artikelliste mit Bestand, Mindestbestand und Verkaufspreis, sortiert nach Dringlichkeit — drei Artikel mit gelbem Punkt unter dem Minimum, darunter Artikel mit grünem Punkt und gefülltem Bestand, je mit Vermerk der letzten Zählung.
Der Bestand, wie ihn Zählungen und Freigaben ergeben — was unter das Minimum fällt, steht mit »Dringend zuerst« oben.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Vier Augen, bevor eine Zahl in den Bestand darf

Buchungen und Zählungen des Teams landen zuerst als »wartet« und wirken erst, wenn die Leitung sie freigibt. Ein vertippter Karton mit 100 statt 10 Stück, eine doppelt gebuchte Lieferung, eine Zählung am falschen Artikel — all das fällt in der Freigabe auf, bevor es den Bestand verfälscht.

  • Die Regel sitzt in der Datenbank, nicht nur in der Oberfläche — ein Umweg an der App vorbei ändert daran nichts
  • Die Leitung sieht Person, Zeitpunkt und Menge jeder wartenden Buchung
  • Tippfehler und Schwund werden sichtbar, solange sie noch korrigierbar sind

Warum das den Unterschied macht

Ein Bestand, dem man trauen kann, ist der ganze Zweck einer Warenwirtschaft. Wo jede Eingabe sofort gilt, rechnet ein einziger Tippfehler wochenlang mit — hier prüft ein zweites Paar Augen, bevor gerechnet wird. Die Freigabe selbst ist ein Antippen im Freigabe-Center, kein Papierprozess.

MHD im Griff, Beleg gleich mit

MHD & Chargen

Beim Wareneingang entsteht die Charge mit ihrem Mindesthaltbarkeitsdatum. Entnommen wird nach »zuerst ablaufend, zuerst raus« — und Verlust wird immer mit Grund und Menge gebucht, nie als stille Korrektur.

Lieferschein abfotografiert, Beleg abgelegt

Beim Wareneingang wird Lieferschein oder Rechnung mit dem Handy abfotografiert. Das Foto landet in der Beleg-Ablage, nach Monat gruppiert — gelöscht wird nie, ein falscher Beleg wird mit Grund storniert und bleibt nachvollziehbar.

MHD-Kontrolle am Telefon: Eingabefeld für neue Chargen, darunter die offenen Chargen mit Ampelpunkt, Ablaufdatum und den Knöpfen Ändern, Verbraucht und Entsorgt — eine Zeile steht rot auf »abgelaufen«, zwei gelb auf »läuft bald ab«.
Jede Charge mit Ablaufdatum und Ampel — was zuerst abläuft, steht oben, und zu jeder Zeile gehört die Entscheidung: verbraucht, entsorgt oder korrigiert.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Nachbestellen: aus dem Verbrauch, je Lieferant eine Mail

Der Bestellvorschlag entsteht aus dem Verbrauch — was zur Neige geht, steht im Radar. Aus der Auswahl macht Venheim je Standard-Lieferant eine fertige Bestellung, die als Bestell-Mail direkt aus der App geht.

  • Bestell-Mail direkt aus der App — die Antwort des Lieferanten geht an die Leitung
  • Je Standard-Lieferant eine Bestellung statt einer Sammelliste zum Auseinandersortieren
  • Die Lieferung wird beim Eintreffen gegen die Bestellung gebucht — samt MHD und Beleg

Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag

Bestellt wird erst, wenn die Leitung die Bestellung prüft und abschickt. Venheim bestellt nie von selbst — es nimmt der Leitung das Zusammensuchen ab, nicht die Entscheidung.

Vom Einkaufspreis zur Wareneinsatz-Quote

Kalkulation über Rezepte

Jeder Artikel trägt seinen Einkaufspreis; über die Rezepte entsteht daraus der Wareneinsatz je Portion. Die Wareneinsatz-Quote steht im Finanz-Cockpit — mit ausgewiesener Daten-Abdeckung: Nur vollständige Kalkulationen zählen, keine geschönten Zahlen.

Kassa gegen Zählung

Die Tagesumsätze der Registrierkasse kommen per CSV-Import herein und werden den Zählungen der App gegenübergestellt. Eine Abweichung fällt im Monat auf — nicht erst, wenn die Steuerberatung nachfragt.

Verkaufs-Modus für Bar, Automat — und den kleinen Laden

Wo einzeln verkauft wird, zählt eine Kachel je Produkt: Ein Tipp zählt den Verkauf, der Preis wird beim Zählen eingefroren — spätere Preisänderungen verfälschen keine alte Statistik. Der Bestand ändert sich erst mit »Behälter leer« und der Freigabe der Leitung.

Derselbe Bestand und derselbe Verkaufs-Modus tragen über die Produkt-Branche »Handel« auch einen kleinen Laden neben der Gastronomie — ein System, ein Bestand, eine Auswertung.

Funkloch im Kühlhaus? Kein Problem.

Stempeln, Temperaturen und Reinigungshaken funktionieren auch ohne Netz: Die App merkt sich den Eintrag mit der Uhrzeit des Antippens und überträgt ihn, sobald wieder Empfang da ist. Alles andere braucht Netz.

Ehrlich gesagt: Venheim ist kein Fleischerei- oder Zerlege-ERP, hat keine Waagen-Anbindung und ist keine Registrierkasse. Die Kassa bleibt die Kassa — Venheim liest ihre Tagesumsätze per CSV ein und gleicht sie mit den Zählungen ab.

Die Warenwirtschaft ist ein Baustein des digitalen Betriebsbuchs — zusammen mit HACCP-Nachweis, Dienstplan und Arbeitszeiterfassung. Zum digitalen Betriebsbuch.

HACCP-NachweisMHD und Chargen sind zugleich Eigenkontrolle — dieselben Daten speisen den monatlichen Nachweis.Steuerberater-MonatspaketBeleg-Fotos und Kassa-Abgleich fließen am Monatsersten fertig sortiert ins Paket für die Kanzlei.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Ein Preis je Standort, Team unbegrenzt

39,90 € Pro·69,90 € Premium

je Standort und Monat. Angezeigte Preise sind Endpreise — als Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG verrechnen wir keine Umsatzsteuer. Tarif Start dauerhaft gratis — mit Dienstplan, Stempeluhr, Chat und der HACCP-Erfassung samt Excel-Download.

Kostenlos starten

Häufige Fragen

Wie kommt der Anfangsbestand in die App?
Über die erste Inventur-Zählung: Artikel anlegen, Bestand zählen — jede Zählung setzt den Artikel auf den gezählten Wert, ab da rechnen freigegebene Lieferungen und Abgänge weiter. Ein Import aus einem Altsystem ist nicht nötig; viele Betriebe beginnen mit den wichtigsten Artikeln und ergänzen nach und nach. Zählt das Team, wartet die Zählung als »wartet« auf die Freigabe der Leitung — erst dann verändert sie den Bestand.
Was passiert bei Schwund?
Schwund fällt an zwei Stellen auf: Verlust wird immer mit Grund und Menge gebucht — die Leitung sieht also, was wohin verschwindet —, und die Inventur-Zählung deckt die Differenz zwischen Soll und gezähltem Bestand auf. Weil Buchungen und Zählungen des Teams erst nach Freigabe wirken, verfälscht auch ein Tippfehler den Bestand nicht still. Verhindern kann eine Software Schwund nicht; sichtbar machen schon.
Braucht das Team eine Schulung?
Für die Erfassung nicht: Lieferung buchen, Verlust eintragen und zählen sind wenige Antippen am eigenen Handy, und weil Buchungen und Zählungen des Teams erst nach Freigabe wirken, fängt die Leitung einen Fehler beim Lernen ab, bevor er den Bestand verändert. Die Leitung selbst braucht eine kurze Einarbeitung für Freigaben, Artikel-Pflege und Bestellwesen — dafür reicht der erste Wareneingang, den man gemeinsam durchgeht.
Funktioniert das mit unserer Registrierkasse?
Per CSV-Import ja, als Live-Anbindung nein — ehrlicherweise. Die Kassa bleibt die Kassa: Sie exportiert ihre Tagesumsätze als CSV-Datei, Venheim liest sie ein und stellt sie den Zählungen der App gegenüber. Eine Abweichung zwischen Kassen-Umsatz und gezähltem Verkauf fällt so im Monat auf, nicht erst bei der Steuerberatung. Eine Echtzeit-Schnittstelle zu Kassensystemen gibt es nicht, und Venheim ist selbst keine Registrierkasse.
Was ist im Gratis-Tarif enthalten?
Die Warenwirtschaft — Bestand, Inventur, Lieferanten, Bestellwesen — gehört zum Tarif Pro. Frei bleibt, was gesetzliche Pflicht ist: MHD-Chargen und Verlust erfassen geht auch im Tarif Start, und Lesen wie Exportieren bleiben immer möglich, selbst nach einem abgelaufenen Abo. Zum Ausprobieren gibt es 30 Tage Premium ohne Zahlungsdaten; danach läuft der Betrieb im Tarif Start weiter.
Ist Venheim ein vollwertiges Warenwirtschafts-ERP?
Nein, und das ist Absicht: Venheim ist die Warenwirtschaft eines Gastro-Betriebs, kein Fleischerei- oder Zerlege-ERP. Es gibt keine Waagen-Anbindung und keine Registrierkasse — die Kassa bleibt die Kassa, Venheim gleicht ihre Umsätze mit den Zählungen ab. Wer zerlegt und verwiegt, braucht ein Branchen-ERP; wer Bestand, MHD-Chargen, Bestellungen und Wareneinsatz eines Gastro-Betriebs führen will, findet hier genau das.
Wie entsteht der Bestellvorschlag?
Aus dem Verbrauch: Die App sieht, was zur Neige geht, und schlägt die Nachbestellung vor. Aus der Auswahl entsteht je Standard-Lieferant eine fertige Bestellung, die als Bestell-Mail direkt aus der App geht — die Antwort des Lieferanten landet bei der Leitung. Der Vorschlag bleibt ein Vorschlag: Bestellt wird erst, wenn die Leitung prüft und abschickt.
Trägt das auch einen kleinen Laden neben der Gastronomie?
Ja. Der Verkaufs-Modus ist derselbe: eine Kachel je Produkt, ein Tipp zählt den Verkauf, der Preis wird beim Zählen eingefroren — der Bestand ändert sich erst mit »Behälter leer« und der Freigabe der Leitung. Über die Produkt-Branche »Handel« trägt derselbe Bestand einen kleinen Laden oder einen Automaten gleich mit; ein zweites System braucht es dafür nicht.

Warenwirtschaft ohne Zettel und Bauchgefühl

Artikel anlegen, erste Inventur zählen, Team einladen — die erste Lieferung ist noch am selben Tag gebucht, samt Beleg-Foto und MHD-Charge.

Kostenlos starten

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.