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Stempeluhr per Handy oder Wand-Tablet · § 26 AZG / § 16 ArbZG

Arbeitszeit­erfassung für die Gastronomie – § 26 AZG erfüllen

Eine Stempeluhr-App erfasst Kommen, Gehen und Pausen zur echten Zeit am eigenen Handy — oder am Tablet an der Wand, wenn das Team keines dabeihat. Das erfüllt die laufende Aufzeichnungspflicht in Österreich und Deutschland. Bei Venheim prüft der Server die Nähe zum Betrieb, Korrekturen brauchen Grund und Protokoll, und die Stunden gehen als Datei an die Lohnverrechnung: DATEV-Bewegungsdaten (DE), Rohzeiten-CSV (AT).

Kommen, Gehen und Pause am eigenen Handy — mit Standort-Prüfung. Lückenlos, korrekturfest und mit einem Export, der zur Arbeitszeit-Aufzeichnung passt. Ein Preis je Standort, das Team ist unbegrenzt inklusive.

Worauf es ankommt: § 26 AZG verlangt Beginn, Ende und Pausen je Tag — nachvollziehbar und vollständig. Eine nachträglich ausgefüllte Excel-Liste zeigt nicht, wann sie entstanden ist. Die Stempeluhr hält jeden Eintrag mit Uhrzeit fest; Korrekturen brauchen einen Grund und bleiben im Protokoll sichtbar.
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Die Aufzeichnungspflicht in Österreich

§ 26 Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Ruhepausen laufend und verlässlich aufzuzeichnen. Der Sinn: Bei einer Kontrolle durch das Arbeitsinspektorat oder im Streit um Überstunden muss belegbar sein, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Eine Liste, die am Monatsende aus dem Gedächtnis befüllt wird, erfüllt das nicht — sie ist weder laufend noch verlässlich. Genau in der Gastronomie mit ihren wechselnden Schichten und Aushilfen wird das schnell zum Problem.

Ansicht »Heute« am Telefon: die eigene Schicht mit Uhrzeit und Rolle, darunter die Stempeluhr mit dem Knopf zum Kommen und dem Hinweis zur Standort-Prüfung, darunter der Tagesstand für Reinigung und Temperaturen.
Kommen und Gehen mit einem Tipp am eigenen Telefon — die Standort-Prüfung läuft im Hintergrund, gespeichert wird nur der Abstand, nie die Koordinaten.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Wie die Stempeluhr arbeitet

Stempeln mit Standort-Prüfung

Kommen, Gehen, Pause am eigenen Handy. Der Server prüft die Position gegen den Standort und blockt außerhalb des Radius — gespeichert wird nur der Abstand, keine Koordinaten.

Korrekturfest

Stempel werden nie gelöscht, nur storniert oder korrigiert — mit Pflicht-Grund und Protokoll. Die Original-Zeit bleibt unantastbar.

Pausen und Saldo

Die App paart Kommen und Gehen, warnt bei mehr als sechs Stunden ohne 30 Minuten Pause (§ 11 AZG) und führt je Person eine Monatsübersicht.

Ein Tablet an der Wand statt sechs Handys

Das eigene Telefon bleibt der Normalfall — aber in einer Küche, in der die Handys im Spind liegen, und in Teams, in denen nicht jede Person ein Smartphone mitbringt, scheitert die Aufzeichnung genau daran. Für diese Betriebe hängt ein altes Tablet an der Wand: Beim Kommen tippt man auf die eigene Kachel, gibt die PIN ein und ist nach fünf Sekunden in der Küche. Nach jedem Stempel springt der Bildschirm zurück zur Liste — bliebe der letzte Name stehen, stempelte die nächste Person in der Eile auf ein fremdes Konto, und ein falsch zugeordneter Nachweis ist schlimmer als ein fehlender.

Ehrlich dazugesagt, wie beim GPS: Eine PIN kann man weitergeben. Am ortsfesten Gerät findet außerdem keine Standort-Prüfung statt — und der Stempel behauptet dann auch keine, er hält nur fest, an welchem Gerät er entstanden ist. Wird ein Tablet ausgemustert, wird es gesperrt und nicht gelöscht: Die Stempel der letzten Monate müssen weiter einem Gerät zuzuordnen sein.

Was am Terminal bewusst nicht steht

Auf dem Bildschirm steht die Zahl der Personen, die noch keine PIN haben — nie ihre Namen. Sonst wäre ein Stempel-Terminal ein Personalverzeichnis für jeden, der davor steht. Und die PIN erscheint bei der Einrichtung genau einmal; einen Knopf zum Nachschauen gibt es bewusst nicht.

Die Sprache gehört der Person, nicht dem Gerät: Alle stempeln am selben Tablet und lesen trotzdem in der Sprache, die in ihrem eigenen Profil steht.

Korrigieren, ohne die Spur zu verwischen

Jemand vergisst das Ausstempeln, jemand tippt beim Kommen daneben — das ist kein Ausnahmefall, sondern der Alltag jeder Zeiterfassung. Die Leitung berichtigt den Stempel, muss dafür aber einen Grund tippen; die ursprüngliche Uhrzeit bleibt am Eintrag stehen und ist mit einem Blick zu sehen. Gelöscht wird nichts: Ein falscher Stempel wird storniert, mit Grund, und bleibt sichtbar in der Liste. Wer wann was geändert hat, steht zusätzlich im Protokoll des Betriebs. Genau das ist der Unterschied zur Excel-Zelle, die man überschreibt.

Und ein nachgereichter Stempel sieht nie aus wie ein pünktlicher. Wer im Kühlhaus ohne Empfang antippt, erzeugt einen Eintrag mit zwei Uhren: der echten Zeit des Antippens — die zählt — und der Zeit, zu der der Server die Zeile bekommen hat. Sichtbar wird daraus der Vermerk »Offline übertragen«, in der Ansicht wie im Monatsbericht; ein von der Leitung nachgetragener Dienst trägt entsprechend »Nachtrag«. Wer die Aufzeichnung prüft, sieht also, was live entstanden ist, was aus dem Funkloch nachkam und was jemand von Hand eingesetzt hat.

Arbeitszeiten-Ansicht der Leitung: Monats-Detail einer Person mit allen Schichten (Datum, Kommen–Gehen, Stunden), der Monatssumme, CSV-Knopf und darunter der Bereich »Einzel-Stempel (berichtigen / stornieren)«.
Der Monat einer Person: jede Schicht mit Kommen, Gehen und Summe — darunter die einzelnen Stempel, die sich berichtigen oder stornieren lassen, jeweils nur mit Grund.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Was den Stunden-Saldo ehrlich hält

Ein Saldo ist nur so viel wert wie das Soll, gegen das er rechnet. Zwei Dinge, an denen selbstgebaute Stundenlisten fast immer scheitern:

Der Vertrag gilt ab einem Datum

Wochenstunden und Stundensatz stehen nicht als ein Wert da, den man überschreibt, sondern als Verlauf mit Stufen. Stockt ihr eine Aushilfe im September von 10 auf 24 Wochenstunden auf, bleibt der Juli trotzdem Juli: Saldo, Auswertung, CSV und das Monatspaket rechnen jede Woche mit dem Vertrag, der in dieser Woche galt. Vorher hätte eine einzige Änderung im Stammblatt rückwirkend jeden Monat des Jahres umgeschrieben, ohne dass es jemandem aufgefallen wäre.

Urlaub macht keine Minusstunden

Wer zwei Wochen auf Urlaub war, kam in vielen Systemen mit einem Minus von achtzig Stunden zurück. Urlaub, Krankenstand und Feiertag mindern hier das Wochen-Soll, statt es stehen zu lassen — nach einer Regel, die Plan, Assistent, Ersatzsuche und Auswertung gemeinsam benutzen. Zeitausgleich mindert bewusst nicht: Er baut Plusstunden ab, das ist sein Zweck.

Von der Stempeluhr zur Lohnverrechnung — ohne Abtippen

Die erfassten Zeiten fließen als CSV in den § 26-Export und in den monatlichen Excel-Bericht fürs Monatspaket — je Person Tageszeilen plus Monats-Summe, inklusive ausgetretener Mitarbeiter. Für die Lohnverrechnung in Deutschland gibt es den DATEV-Export: Bewegungsdaten je Person und Tag, mit der Lohnart des Betriebs — die Kanzlei importiert, statt Stundenzettel abzutippen. In Österreich liefert derselbe Weg die Rohzeiten als CSV (Personalnummer, Datum, Beginn, Ende, Pause, Stunden, Fehlzeit); das Import-Mapping stimmt der Betrieb einmal mit seiner Kanzlei ab. Wir schreiben das so genau hin, weil ein »BMD-Export« mehr verspräche, als die Datei einlöst.

  • CSV-Export nach § 26 AZG, jederzeit
  • Lohnexport: DATEV-Bewegungsdaten (DE) · Rohzeiten-CSV (AT)
  • Arbeitszeiten-Blatt im Monatspaket
  • Export bleibt frei — auch bei abgelaufenem Abo

In Deutschland

Dieselbe Erfassung dient in Deutschland der Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG — seit BAG 1 ABR 22/21 ist die Arbeitszeit systematisch zu erfassen, elektronisch ist der übliche Weg. Der Gesetzesbezug und die Feiertage hängen am Land der Organisation — die Bedienung bleibt identisch.

Dienstplan und Stempeluhr — ein Datenbestand

Wer plant und stempelt in getrennten Werkzeugen, gleicht am Monatsende von Hand ab. Hier liefert der Dienstplan das Soll und die Stempeluhr das Ist — der Soll-Ist-Vergleich je Person steht ohne Zutun da, und die GPS-geprüften Zeiten sind dieselben, die ins Monatspaket und in den DATEV-Export gehen. Für die Rücksicht aufs Team gilt derselbe Grundsatz wie beim Stempeln: Der Plan zeigt, wer wann arbeitet — nicht, wo jemand ist.

Die Arbeitszeiterfassung ist ein Baustein des digitalen Betriebsbuchs — zusammen mit Dienstplan, HACCP und Steuerpaket. Zum digitalen Betriebsbuch.

DienstplanGeplante Schicht und gestempelte Zeit im selben Werkzeug — Soll gegen Ist.HACCP-NachweisTemperaturen, Reinigung und MHD als monatlicher Nachweis — im selben Preis.

Funkloch im Kühlhaus? Kein Problem.

Stempeln, Temperaturen, Reinigungs- und Instandhaltungs-Haken, Inventur-Zählungen und Prüftermine funktionieren auch ohne Netz — und die App lässt sich im Funkloch sogar neu starten. Jeder Eintrag merkt sich die Uhrzeit des Antippens und wird automatisch nachgereicht: Arbeitszeit-Stempel bis zu 3 Tage lang, alle übrigen bis zu 7 Tage. Verworfen wird nichts. Freigaben, Bestellungen, Auswertung und Chat brauchen Verbindung — sie hängen an Daten, die nur der Server im Moment der Entscheidung kennt.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Ein Preis je Standort, Team unbegrenzt

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Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle für § 26 AZG noch aus?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor, verlangt aber eine laufende, verlässliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit. Eine nachträglich befüllte Excel-Liste ist genau das nicht — sie lässt sich jederzeit ändern und belegt keine echten Zeiten. Bei Kontrollen wird zunehmend eine manipulationsarme, zeitnahe Erfassung erwartet. Eine Stempeluhr, die zur echten Zeit am Standort erfasst und Korrekturen protokolliert, erfüllt diese Erwartung deutlich besser.
Wie funktioniert die Standort-Prüfung (GPS)?
Beim Stempeln prüft der Server die übermittelte Position gegen die hinterlegten Koordinaten des Standorts und blockt außerhalb des Radius. Gespeichert wird nur der Abstand in Metern, nicht die Roh-Koordinaten. Ehrlich gesagt: Koordinaten sind Client-Werte, der Block ist Plausibilität und Abschreckung, kein Beweis. Ein Standort ohne hinterlegte Koordinaten stempelt ohne GPS-Pflicht.
Wird das Team damit überwacht?
Nein — und das ist Bauprinzip, nicht Versprechen: Geprüft wird ausschließlich im Moment des Stempelns, nie dazwischen. Es gibt keine Dauerortung und keine Bewegungsprofile; gespeichert wird nur die Entfernung zum Betrieb in Metern. Die Leitung sieht also nicht, wo jemand ist — nur, dass beim Kommen der Standort plausibel war. Die Mess-Toleranz ist zudem auf 50 Meter gedeckelt.
Gilt die Aufzeichnungspflicht auch für Kleinbetriebe und Aushilfen?
Ja. § 26 AZG kennt keine Ausnahme nach Betriebsgröße, und auch geringfügig Beschäftigte sind aufzuzeichnen. In Deutschland gilt die Erfassungspflicht ebenfalls unabhängig von der Größe; für Minijobs verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung ausdrücklich. Gerade die kleinen Teams mit Aushilfen sind also nicht befreit — sie haben nur seltener ein System dafür.
Kann man Zeiten nachträglich fälschen?
Nein — Stempel werden nie gelöscht, nur storniert oder korrigiert, jeweils mit Pflicht-Grund und Protokoll. Die Original-Zeit bleibt unantastbar; wer korrigiert, hinterlässt eine nachvollziehbare Spur. Eine stellvertretende Leitung darf an den eigenen Stempeln nichts ändern.
Gilt das auch in Deutschland?
Ja. In Österreich ist die Grundlage § 26 AZG, in Deutschland § 16 Abs. 2 ArbZG in Verbindung mit der BAG-Entscheidung 1 ABR 22/21 zur Arbeitszeiterfassung. Die App erfasst und exportiert in beiden Ländern gleich; der Gesetzesbezug hängt am Land der Organisation.
Braucht das Team eine App aus dem Store?
Nein. Venheim läuft im Browser und lässt sich am Handy als Kachel auf den Startbildschirm legen. Eine Push-Erinnerung meldet vergessenes Ausstempeln.
Was ist mit Leuten, die kein Smartphone dabeihaben?
Für die hängt ein Tablet an der Wand: eigene Kachel antippen, PIN eingeben, fertig — nach jedem Stempel springt der Bildschirm zurück zur Liste, damit niemand versehentlich auf ein fremdes Konto stempelt. Am ortsfesten Gerät gibt es keine Standort-Prüfung, und der Stempel behauptet auch keine; er hält fest, an welchem Gerät er entstanden ist. Ausgemusterte Terminals werden gesperrt, nie gelöscht, damit ihre Stempel zuordenbar bleiben.
Wir haben Wochenstunden geändert — stimmen die alten Monate noch?
Ja. Wochenstunden und Stundensatz gelten ab einem Datum: Der Vertrag ist ein Verlauf, keine überschreibbare Zahl. Wechselt jemand im September von 10 auf 24 Wochenstunden, rechnen Saldo, Auswertung, CSV-Export und Monatspaket den Juli weiterhin mit 10 Stunden. Nur der Rahmendienstplan stellt sich nicht selbst um — er plant die Zukunft; die Auswertung meldet es als eigenen Hinweis, wenn er noch dem alten Muster folgt.
Erzeugt Urlaub im Saldo Minusstunden?
Nein. Urlaub, Krankenstand und Feiertag mindern das Wochen-Soll, statt es fällig zu lassen — dieselbe Regel gilt für Dienstplan, Assistent, Ersatzsuche und Auswertung. Zeitausgleich mindert bewusst nicht: Er ist dazu da, Plusstunden abzubauen. »Nicht verfügbar« mindert ebenfalls nicht, weil es keine bezahlte Freistellung ist, sondern nur eine gesperrte Zelle im Plan.

Arbeitszeit sauber aufzeichnen

Standort-Koordinaten hinterlegen, Team einladen, stempeln lassen. In einer Schicht eingerichtet.

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