VenheimVenheim

Registrierkassenpflicht in der Gastronomie: Grenzen, Belege, RKSV

23. August 20268 Min. LesezeitRedaktion Venheim — geschrieben aus dem Betriebsalltag, kein Rechtsrat

In Österreich braucht ein Betrieb eine Registrierkasse, sobald der Jahresumsatz 15.000 Euro UND die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen — Kartenzahlungen zählen als Barumsatz (§ 131b BAO). Jede Barzahlung braucht einen Beleg (§ 132a BAO), die Kasse eine Sicherheitseinrichtung nach RKSV mit QR-Code und FinanzOnline-Meldung.

Die zwei Grenzen — und warum fast jede Gastronomie darüber liegt

§ 131b BAO knüpft die Pflicht an zwei Bedingungen, die BEIDE erfüllt sein müssen: 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und 7.500 Euro Barumsätze im Jahr. Das klingt nach Spielraum — ist es aber nicht, denn »Barumsatz« meint neben Bargeld ausdrücklich auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, andere elektronische Zahlungsformen und vom Betrieb ausgegebene Gutscheine. In einem Lokal, in dem Gäste an der Theke oder am Tisch zahlen, ist damit praktisch der gesamte Tagesumsatz Barumsatz — die Grenzen sind bei laufendem Betrieb in wenigen Monaten erreicht.

Ab wann die Kasse Pflicht ist

Mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Die Monate dazwischen sind die Beschaffungszeit — Kasse auswählen, Signatureinheit besorgen, FinanzOnline melden.

Wann die Pflicht wieder entfällt

Werden die Grenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass das so bleibt, entfällt die Verpflichtung wieder (§ 131b BAO) — für einen laufenden Gastro-Betrieb ist das die Ausnahme, nicht der Plan.

Belegpflicht: fünf Angaben, eine Mitnahmepflicht, sieben Jahre

Unabhängig von der Kassenpflicht gilt die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO): Wer bar kassiert, stellt einen Beleg aus. Fünf Mindestangaben gehören darauf —

  • eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers,
  • eine fortlaufende Nummer, die den Geschäftsvorfall einmalig identifiziert,
  • das Ausstellungsdatum,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Leistung,
  • der Betrag der Barzahlung (er darf sich auch aus den Beleg-Angaben errechnen lassen).

Zwei Details, die im Alltag überraschen: Der Gast muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen — und der Betrieb bewahrt eine Zweitschrift sieben Jahre auf. Bei elektronischen Kassen erledigt das Datenerfassungsprotokoll die Zweitschrift automatisch.

RKSV: Was die Kasse technisch können muss

Seit der Registrierkassensicherheitsverordnung ist die Kasse ein manipulationssicheres System, kein Rechenbrett. Die Checkliste beim Kassenkauf:

Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit

von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (§ 15 RKSV) — sie signiert jeden Barumsatz.

QR-Code auf jedem Beleg

mit Kassennummer, Belegnummer, Datum, Beträgen je Steuersatz und Signaturwert (§ 10 RKSV).

Datenerfassungsprotokoll (DEP)

jeder Barumsatz wird erfasst und gespeichert, Sicherung mindestens vierteljährlich (§ 7 RKSV).

Startbeleg + FinanzOnline

Inbetriebnahme mit Null-Beleg (§ 6 RKSV), Meldung von Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline (§ 16 RKSV).

Und daneben: Was die Kasse NICHT erledigt

Die Registrierkasse erfüllt die Kassenpflicht — Dienstplan, Arbeitszeiterfassung nach § 26 AZG, HACCP-Eigenkontrolle und Warenwirtschaft erledigt sie nicht. Venheim ist bewusst keine Registrierkasse, sondern das Betriebsbuch daneben: Über die Kassen-Anbindung holt es die Tagesumsätze der Kassa automatisch herein (helloCash und ready2order direkt, jede andere Kasse per CSV oder Schnittstelle) und stellt sie neben den Zähl-Umsatz — täglich abgeglichen, im Steuerberater-Monatspaket dokumentiert. So bleibt die Kassa für die Pflicht zuständig und das Betriebsbuch für den Überblick.

In Venheim führst du das digital

Kassa anbinden statt abtippen: Tagesumsätze laufen automatisch in die Auswertung, der Kassa-Abgleich zeigt Differenzen zum gezählten Verkauf, und das Monatspaket für die Steuerberatung entsteht von selbst — die Preise stehen offen auf der Seite.

Kostenlos starten

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.

Wichtig: keine Rechtsberatung

Dieser Artikel behandelt die österreichische Rechtslage (BAO, RKSV) — in Deutschland gelten andere Regeln (KassenSichV, TSE, Bonpflicht), die hier bewusst nicht vermischt werden. Konkrete Strafhöhen nennen wir nicht: Die gelesenen Normen beziffern sie nicht selbst, und kursierende Beträge ohne Beleg gehören nicht in einen Ratgeber. Verbindliche Auskunft geben Finanzamt, Steuerberatung oder die Wirtschaftskammer.

Passend dazu

Dienstplan-Software für Österreich§ 26 AZG, Feiertage je Bundesland, 25 Urlaubstage — die österreichische Rechtslage im Produkt.Warenwirtschaft für die GastronomieBestand, MHD-Chargen, Bestellwesen und Wareneinsatz — der Baustein hinter dem Kassa-Abgleich.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Häufige Fragen

Ab wann brauche ich in Österreich eine Registrierkasse?
Wenn BEIDE Grenzen überschritten sind: 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb UND 7.500 Euro Barumsätze im Jahr (§ 131b BAO). Wichtig: »Bar« heißt hier auch Bankomat- und Kreditkarte, andere elektronische Zahlungen und eigene Gutscheine — in der Gastronomie sind damit praktisch alle Tagesumsätze Barumsätze. Ein Café mit normalem Betrieb überschreitet beide Grenzen meist schon in den ersten Monaten.
Wann genau beginnt die Pflicht nach dem Überschreiten?
Mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO). Wer die Grenzen etwa im Mai reißt und monatlich voranmeldet, muss ab September mit Registrierkasse arbeiten — die Zeit dazwischen ist für Anschaffung, Sicherheitseinrichtung und FinanzOnline-Registrierung gedacht.
Was verlangt die Belegerteilungspflicht?
Jede Barzahlung braucht einen Beleg mit fünf Mindestangaben: Bezeichnung des Unternehmers, fortlaufende Nummer, Ausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung sowie Betrag (§ 132a BAO). Der Gast muss den Beleg entgegennehmen und bis vor die Tür mitnehmen; der Betrieb bewahrt eine Zweitschrift sieben Jahre auf — bei elektronischen Kassen übernimmt das das Datenerfassungsprotokoll.
Was ist die RKSV und was muss meine Kasse können?
Die Registrierkassensicherheitsverordnung verlangt eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (§ 15 RKSV), einen maschinenlesbaren QR-Code auf jedem Beleg (§ 10), ein manipulationssicheres Datenerfassungsprotokoll mit vierteljährlicher Sicherung (§ 7), einen Startbeleg bei Inbetriebnahme (§ 6) und die Meldung von Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline (§ 16). Moderne Kassensysteme bringen das mit — beim Kauf gehört es zur Checkliste.
Ist Venheim eine Registrierkasse?
Nein, ganz bewusst nicht. Venheim ist das Betriebsbuch daneben: Dienstplan, Stempeluhr, HACCP-Eigenkontrolle, Warenwirtschaft. Die Registrierkassenpflicht erfüllt die Kassa — und Venheim holt sich deren Tagesumsätze über die Kassen-Anbindung (helloCash und ready2order automatisch, jede andere Kasse per CSV oder Schnittstelle) in die Auswertung: Kassa-Umsatz neben Zähl-Umsatz, täglich abgeglichen, monatlich im Steuerberater-Paket.
Welche Kasse soll ich nehmen?
Das hängt vom Betrieb ab, und wir verkaufen keine — deshalb nur die nachprüfbare Checkliste: RKSV-konform (Signatureinheit, QR-Beleg, DEP), Belege auch digital, Export der Tagesumsätze (API oder CSV), transparenter Preis. Venheim hat fertige Anbindungen an helloCash und ready2order; jede Kasse mit Tagesexport lässt sich per CSV anschließen. Preise und Konditionen der Anbieter bitte immer selbst prüfen.

Quellen

Wer das schreibt

Michael Faix führt sieben Standorte in Wien und Linz (Gastronomie und Fitness, Stand August 2026) und hat Venheim für den eigenen Betrieb entwickelt — jede Funktion und jeder Ratgeber kommt aus diesem Alltag, nicht aus einer Textredaktion. Mehr über den Hintergrund. Kein Rechtsrat — bei Zweifelsfragen entscheidet die Auskunft von Behörde, Kammer oder Kanzlei.