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Venheim
Eine Dunstabzugshaube aus Edelstahl wird mit einem Tuch abgewischt

Ratgeber · Aufbewahrung · Reinigung

Wie lange HACCP- und Reinigungs­nach­weise aufbewahren?

Redaktion Venheim

Aktualisiert am 9 Min. Lesezeit

Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht, nur einen »angemessenen Zeitraum« (Art. 5 Abs. 4 VO 852/2004). Österreichs Hygiene-Leitlinie nennt Zahlen: Kühlaufzeichnungen mindestens ein Jahr, Schulungsnachweise drei Jahre. Steuerbelege: sieben Jahre in Österreich (§ 132 BAO), acht in Deutschland (§ 147 AO).

HACCP-Dokumentation: die Aufbewahrungsfrist nach Gesetz und Leitlinie

Die EU-Hygieneverordnung verlangt, »die übrigen Dokumente und Aufzeichnungen während eines angemessenen Zeitraums aufzubewahren« (Art. 5 Abs. 4 lit. c VO 852/2004). Eine Zahl nennt sie nicht. Was angemessen heißt, erklärt die EU-Kommission in ihrer Bekanntmachung von 2022: Der Zeitraum »sollte ausreichend lang sein, um sicherzustellen, dass die Informationen im Falle einer Warnung, die bis zum betreffenden Lebensmittel rückverfolgt werden kann, noch verfügbar sind«, und lang genug für die amtliche Kontrolle.

In Österreich wird es konkreter. Die vom Gesundheitsministerium veröffentlichte Hygiene-Leitlinie für Einzelhandelsunternehmen gilt nach der Begriffsbestimmung des EU-Rechts auch für Restaurants und Kantinen und nennt Fristen für Kühlaufzeichnungen, Abweichungen und Schulungen (Übersicht unten). Eine Leitlinie ist kein Gesetz, sondern nach eigenen Worten ein Modell für die praktische Umsetzung der Pflichten. Für Deutschland haben wir keine gesetzliche Zahl gefunden; dort bleibt es beim angemessenen Zeitraum.

Unsere Empfehlung, kein Gesetz

Temperatur- und Reinigungslisten mindestens ein Jahr aufheben, Abweichungen bei Ware mit langer Haltbarkeit entsprechend länger. Ein Jahr ist die Untergrenze, die die österreichische Leitlinie für Kühlaufzeichnungen setzt, und digital kostet jedes weitere Jahr nichts.

Die Fristen auf einen Blick

Jede Zeile nennt, woher die Zahl kommt. »Gesetz« bindet, »Leitlinie« und »Empfehlung« beschreiben, was Behörden für angemessen halten.

Hygiene und Rückverfolgbarkeit

  • angemessener Zeitraum

    Tägliche Temperatur-, Reinigungs- und Wareneingangslisten

    Gesetz · EUArt. 5 Abs. 4 lit. c VO (EG) 852/2004

    Unsere Empfehlung, kein Gesetz: mindestens ein Jahr, so lange wie die Kühlaufzeichnungen der österreichischen Leitlinie.

  • mindestens 1 Jahr

    Aufzeichnungen registrierender Thermometer in Kühl- und Tiefkühlräumen

    Leitlinie · ATLeitlinie für Einzelhandelsunternehmen, S. 11

  • Haltbarkeit + 2 Monate, mindestens 1 Jahr

    Abweichungen bei der Kühltemperatur und die Maßnahme dagegen

    Leitlinie · ATLeitlinie für Einzelhandelsunternehmen, S. 11

  • mindestens 3 Jahre

    Nachweise über die Hygieneschulung

    Leitlinie · ATLeitlinie für Einzelhandelsunternehmen, Beilage 10 Nr. 5

  • 5 Jahre im Regelfall

    Rückverfolgbarkeit: von wem welche Ware kam

    Empfehlung · EULeitlinie der EU-Kommission zu Art. 18 VO (EG) 178/2002

    Ab Herstellung oder Lieferung. Bei Ware mit Mindesthaltbarkeitsdatum: Haltbarkeit plus 6 Monate. Bei leicht verderblicher Ware mit Verbrauchsdatum unter 3 Monaten oder ohne Datum (etwa Obst, Gemüse, unverpackte Ware), die direkt an Endverbraucher geht: 6 Monate.

  • bis zum Verzehr

    Lieferangaben zu Lebensmitteln tierischen Ursprungs: Beschreibung, Menge, Lieferant, Partie, Versanddatum

    Gesetz · EUArt. 3 Abs. 3 DVO (EU) 931/2011

    Wörtlich: »mindestens so lange«, »bis davon ausgegangen werden kann, dass das Lebensmittel verzehrt wurde«.

Steuer und Buchhaltung

  • 7 Jahre

    Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege, etwa Rechnungen und Kassenbelege

    Gesetz · AT§ 132 Abs. 1 BAO

    Geschäftspapiere wie Lieferscheine »sollen« sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.

  • 10 Jahre

    Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO

  • 8 Jahre

    Buchungsbelege, etwa Rechnungen

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO

    Seit 1. Jänner 2025, für alle Unterlagen, deren Frist Ende 2024 noch lief (Art. 97 § 19a EGAO).

  • 6 Jahre

    Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO

  • bis zur Rechnung

    Empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO

    Die Frist endet mit dem Erhalt der Rechnung (seit 2017).

Lieferscheine: zwei Fristen für ein Papier

Ein Lieferschein gehört zu beiden Welten. Für die Rückverfolgbarkeit musst du jede Person feststellen können, von der du ein Lebensmittel erhalten hast (Art. 18 Abs. 2 VO 178/2002). In welcher Form, ist laut WKO frei, ob Warenwirtschaft oder handschriftlich. Wie lange, sagt das Gesetz nicht; die EU-Kommission schlägt in ihrer Leitlinie zur Rückverfolgbarkeit fünf Jahre vor, bei Ware mit Mindesthaltbarkeitsdatum die Haltbarkeit plus sechs Monate und bei leicht verderblicher Ware, die direkt an Endverbraucher geht, sechs Monate.

Steuerlich gehen die Länder auseinander. In Österreich sollen Geschäftspapiere sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist für empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO); ist der Lieferschein selbst Buchungsbeleg, gelten acht Jahre. Wer einen Lieferschein früh entsorgt, braucht Lieferant, Ware und Datum für die Rückverfolgbarkeit an anderer Stelle, etwa im Wareneingang. Alle Fälle, auch Scan und Handyfoto, stehen im Ratgeber Lieferscheine digital aufbewahren.

Ab wann die Frist läuft: ein Beispiel

Steuerliche Fristen beginnen nicht mit dem Datum auf dem Beleg, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO, § 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom 14. März 2026:

Österreich: bis Ende 2033

Die Frist läuft ab 31. Dezember 2026, sieben Jahre lang. Darüber hinaus, solange ein Abgabenverfahren anhängig ist, für das der Beleg von Bedeutung ist.

Deutschland: bis Ende 2034

Als Buchungsbeleg acht Jahre ab Schluss des Kalenderjahres 2026. Die Frist läuft nicht ab, solange die Rechnung für eine Steuer von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch offen ist.

Wie digitale Nachweise die Frist erfüllen

Für HACCP schreibt die EU-Kommission es ausdrücklich: »Aufzeichnungen können elektronisch geführt werden, sofern sie den zuständigen Behörden zwecks Prüfung der wirksamen Anwendung der Vorschriften auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können«. Für Steuerunterlagen gelten genauere Bedingungen: In Österreich muss die »vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet« sein (§ 132 Abs. 2 BAO). In Deutschland müssen die Daten während der ganzen Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO).

In Venheim werden Nachweis-Daten grundsätzlich nie gelöscht, sondern nur deaktiviert oder korrigiert — und jede Korrektur wird mit Beleg festgehalten (vorher/nachher). Weil die Daten digital liegen, kostet längeres Aufbewahren nichts, und der Export bleibt jederzeit möglich. Ehrlich bleibt dabei: Ob die konkrete technische Umsetzung im Einzelfall genügt, entscheidet die jeweilige Behörde, nicht wir.

Wichtig: keine Rechtsberatung

Dieser Artikel ist ein Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung. Leitlinien und Empfehlungen sind kein Gesetz, und die Lebensmittelaufsicht kann im Einzelfall anderes für angemessen halten. Die für deinen Betrieb maßgeblichen Fristen klärst du am besten mit deiner Steuerberatung und der zuständigen Lebensmittelaufsicht.

In Venheim führst du das digital

Statt Ordner zu füllen und beim Entsorgen zu raten, führst du die Nachweise in Venheim digital: nie gelöscht, jede Korrektur mit Grund und Protokoll, jederzeit als Excel oder ZIP exportierbar. So sind Hygiene- und Steuer-Unterlagen über die ganze Frist auffindbar — auch, wenn ein abgelaufenes Abo das Schreiben pausiert, bleibt das Lesen und Exportieren frei. Kostenlos starten, ohne Zahlungsdaten.

Wenn die Kontrolle nach den Nachweisen fragt: Zahl der Einträge und Rechtsgrundlage je Bereich, über 7, 30 oder 90 Tage.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«
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Zum Weiterlesen im Ratgeber

Häufige Fragen

Wie lange muss ich HACCP- und Reinigungsnachweise aufbewahren?
Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht: Aufzeichnungen sind »während eines angemessenen Zeitraums« aufzubewahren (Art. 5 Abs. 4 VO 852/2004). Die EU-Kommission versteht darunter so lange, dass die Informationen bei einer Warnung zu einem Lebensmittel und für die amtliche Kontrolle noch verfügbar sind. In Österreich nennt die Hygiene-Leitlinie für Einzelhandelsunternehmen, die auch Restaurants erfasst, konkrete Zahlen für Kühlaufzeichnungen (mindestens ein Jahr) und Schulungsnachweise (mindestens drei Jahre). Für Reinigungs- und Temperaturlisten empfehlen wir mindestens ein Jahr.
Wie lange muss man Temperaturlisten aufbewahren?
In Österreich sind die Aufzeichnungen registrierender Thermometer in Kühl- und Tiefkühlräumen laut Hygiene-Leitlinie mindestens ein Jahr aufzubewahren. Abweichungen und die Maßnahme dagegen mindestens zwei Monate über die Haltbarkeit der betroffenen Produkte hinaus, wenigstens aber ein Jahr. Für die tägliche Liste von Hand nennt weder die Leitlinie noch das Gesetz eine Zahl; wir empfehlen dasselbe eine Jahr. Eine Leitlinie ist kein Gesetz, die Aufsicht kann im Einzelfall anderes verlangen.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Steuerlich sollen Geschäftspapiere wie Lieferscheine in Österreich sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist für empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 AO). Für die Rückverfolgbarkeit musst du außerdem feststellen können, von wem du welche Ware bekommen hast; die EU-Kommission schlägt dafür fünf Jahre vor, bei Ware mit Mindesthaltbarkeitsdatum die Haltbarkeit plus sechs Monate.
Was ist der Unterschied zwischen Hygiene- und Steuer-Aufbewahrung?
Es sind zwei Regelwerke mit verschiedenen Zwecken. Die Hygiene-Aufbewahrung (HACCP, Reinigung, Temperaturen, Rückverfolgbarkeit) dient dem Nachweis gegenüber der Lebensmittelaufsicht; das Gesetz verlangt einen angemessenen Zeitraum, Zahlen stehen nur in Leitlinien. Die Steuer-Aufbewahrung betrifft Bücher, Belege und Geschäftspapiere und hat feste Fristen: sieben Jahre in Österreich (§ 132 BAO), sechs bis zehn Jahre in Deutschland (§ 147 AO). Ein Lieferschein kann unter beide fallen.
Ab wann läuft die Frist für steuerliche Belege?
In beiden Ländern ab dem Ende des Kalenderjahres: In Österreich ab dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Beleg bezieht (§ 132 Abs. 1 BAO), in Deutschland ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 bleibt also in Österreich bis Ende 2033, in Deutschland als Buchungsbeleg bis Ende 2034. Länger, solange ein Abgabenverfahren läuft (Österreich) oder die Festsetzungsfrist einer Steuer noch offen ist (Deutschland).
Erfüllen digitale Nachweise die Aufbewahrungspflicht?
Ja. Die EU-Kommission schreibt ausdrücklich, dass HACCP-Aufzeichnungen elektronisch geführt werden können, sofern sie der Behörde auf Verlangen zur Verfügung stehen (Bekanntmachung 2022/C 355/01). Steuerlich erlaubt Österreich Datenträger, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO); Deutschland verlangt, dass die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind (§ 147 Abs. 2 AO).

Quellen

Über Venheim

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