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Dienstplan-Vorlage für Excel und zum Ausdrucken – Woche und Monat

23. August 20267 Min. LesezeitRedaktion Venheim — geschrieben aus dem Betriebsalltag, kein Rechtsrat

Inhaltlich geprüft am 23. August 2026 — Quellen am Ende des Artikels; bei Rechtsänderungen wird dieser Artikel aktualisiert.

Hier gibt es zwei druckbare Dienstplan-Vorlagen: einen Wochenplan mit einer Zeile je Person und Spalten Montag bis Sonntag samt Stunden-Summe, und einen Monatsplan mit einer Zeile je Kalendertag und Spalten für Früh-, Mittag- und Spätschicht. Beide sofort nutzbar — ohne E-Mail-Angabe, ohne Anmeldung, als PDF über den Druckdialog.

Ein Dienstplan muss zwei Fragen beantworten: Wer arbeitet wann — und stimmt die Summe je Person? Dieser Artikel liefert dafür zwei Vorlagen zum Ausdrucken oder Nachbauen in Excel, dazu Ausfüll-Hinweise mit den belegten Grenzwerten und eine ehrliche Einordnung, wann eine Tabelle reicht und wo sie endet.

Zwei Vorlagen, zwei Blickwinkel

Beide Vorlagen planen dasselbe, aber aus verschiedener Richtung — deshalb stehen sie hier gemeinsam auf einer Seite:

Wochenplan: eine Zeile je Person

Für Teams, in denen jede Person andere Zeiten arbeitet. In jeder Tageszelle steht die Dienstzeit »von – bis«, die Summen-Spalte hält die geplanten Wochenstunden fest.

Monatsplan: eine Zeile je Tag

Für Betriebe mit festen Schichten. Je Kalendertag stehen die Namen in den Spalten Früh, Mittag und Spät — die Notiz-Spalte hält Tausch, Krank und Urlaub fest.

Die Vorlagen zum Ausdrucken

Beide Tabellen sind bewusst schlicht gehalten — sie funktionieren gedruckt mit Kugelschreiber genauso wie als Nachbau in Excel; die Spaltenköpfe sind die Bauanleitung. Und ausdrücklich: Es gibt keinen Download hinter einer E-Mail-Abfrage — drucken genügt.

Zum Aushängen: Diese Seite hat eine Druckfassung — gedruckt wird nur die Dienstplan-Vorlagen, ohne Kopfzeile und Werbung. Am Rechner Strg/Cmd + P, als PDF speichern geht im Druckdialog.

Vorlage 1: Wochenplan — eine Zeile je Person

Ein Blatt je Woche. Name und vereinbarte Wochenstunden in die erste Spalte, die Dienstzeit »von – bis« in die Tageszellen, frei bleibt leer.

Betrieb / Standort: Woche vom: bis:

Name (Wochenstunden)MoDiMiDoFrSaSoSumme (Std.)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

In jede Tageszelle die Dienstzeit »von – bis« (z. B. 9–17); die Summen-Spalte am Ende der Woche gegen die vereinbarten Wochenstunden halten. Mehr als zehn Personen: ein zweites Blatt drucken und weiterzählen.

Vorlage 2: Monatsplan — eine Zeile je Kalendertag

Ein Blatt je Monat. In die Schicht-Spalten kommen Namen oder Kürzel; wo eine Schicht nicht besetzt wird, bleibt die Zelle leer — das ist eine Information, kein Fehler.

Betrieb / Standort: Monat / Jahr:

DatumFrühMittagSpätNotizen (Tausch, Krank, Urlaub)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
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14.
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18.
19.
20.
21.
22.
23.
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25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.

Ein Tausch wird in der Notiz-Spalte festgehalten — Kürzel und Datum dazu, der alte Name bleibt durchgestrichen lesbar. So gibt es auch am Monatsende nur eine Wahrheit.

Richtig ausfüllen

Drei Grundsätze entscheiden darüber, ob der Plan trägt — sie gelten auf Papier genauso wie in Excel:

Wochenstunden je Person danebenschreiben

Neben jeden Namen gehören die vereinbarten Wochenstunden (»Anna — 30 h«). Nur dann zeigt die Summen-Spalte am Freitag, wer über oder unter dem Soll geplant ist — sonst ist sie eine Zahl ohne Maßstab.

Ruhezeit: elf Stunden zwischen zwei Diensten

Zwischen Dienstende und dem nächsten Dienstbeginn sind grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit vorgeschrieben (§ 12 AZG; in Deutschland § 5 ArbZG). Die klassische Falle im Raster: Spätdienst bis 23 Uhr, Frühdienst ab 8 Uhr am Folgetag — genau neun Stunden. Verkürzungen erlauben nur Kollektivvertrag bzw. die gesetzlichen Ausnahmen, jeweils mit Ausgleich.

Tausch dokumentieren, nie überschreiben

Wer tauscht, streicht den alten Namen durch und schreibt den neuen daneben — mit Kürzel und Datum in der Notiz-Spalte. Ein überschriebener Plan kennt nur die letzte Fassung; im Streit um ein verpasstes Wochenende zählt aber, wer wann was vereinbart hat.

Zur Einordnung: Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit ist eine Ruhepause von mindestens einer halben Stunde vorgeschrieben (§ 11 AZG) — sie gehört in die Dienstzeit eingeplant, nicht dem Zufall überlassen. Und der Plan bleibt das Soll: Die tatsächlich geleisteten Zeiten verlangen ihre eigene Aufzeichnung (§ 26 AZG).

Wann Excel reicht — und wo es endet

Zuerst das Ehrliche: Für ein kleines, eingespieltes Team ist die Tabelle ein völlig legitimes Werkzeug. Wenn sich die Woche im Wesentlichen wiederholt, eine einzige Person den Plan pflegt und der Aushang am Brett genügt, braucht es keine Software — die Vorlage oben kostet nichts und tut genau das. Vier Dinge kann eine Tabelle aber bauartbedingt nicht leisten, und alle vier tun erst weh, wenn der Betrieb wächst oder sich der Plan nach dem Aushängen noch ändert:

Keine Konflikt-Warnung bei Krank und Urlaub

Excel weiß nicht, wer genehmigten Urlaub hat oder krank gemeldet ist. Der Plan sieht fertig aus — und der Konflikt fällt erst am Dienstag um sieben auf, wenn niemand aufsperrt.

Keine Stundenbilanz je Person

Die Wochensumme lässt sich als Formel bauen, die Bilanz über Monate nicht nebenbei: Ob jemand seit Wochen über den vereinbarten Stunden liegt, rechnet niemand von Hand nach — bis die Person kündigt oder die Überstunden einfordert.

Kein Handy-Zugriff fürs Team

Der Plan hängt am Brett oder kreist als Foto im Gruppenchat. Nach jeder Änderung existieren zwei Fassungen — und wer nach dem Foto von Montag gekommen ist, war im Recht und trotzdem nicht da.

Versions-Chaos

»Dienstplan_final_v3_NEU.xlsx« ist kein Witz, sondern Alltag: Sobald zwei Personen dieselbe Datei pflegen, gilt die Fassung dessen, der zuletzt gespeichert hat — und das merkt man erst, wenn eine Schicht doppelt oder gar nicht besetzt ist.

So sieht derselbe Plan ohne Excel aus

Dasselbe Wochenraster wie in Vorlage 1 — nur dass Krank- und Urlaubskonflikte beim Planen angezeigt werden, die Stundensumme je Person mitrechnet und jede Änderung sofort am Handy des Teams ist:

Dienstplan-Wochenraster in der Anwendung: Zeilen je Person, Spalten Montag bis Sonntag, farbige Dienst-Blöcke mit Uhrzeiten, daneben die geplanten Wochenstunden je Person und Hinweise auf Konflikte.
Eine Fassung statt Dateiversionen: Der Plan rechnet die Stunden je Person mit, warnt beim Planen vor Konflikten — und das Team sieht Änderungen sofort am eigenen Handy.Demo-Daten aus dem Beispielbetrieb »Cafe Sunshine«

Wenn die Tabelle zu klein wird

Die Vorlage trägt ein kleines Team — und genau dort beginnt Venheim: Für einen Standort mit bis zu 5 aktiven Personen ist der Dienstplan samt Wünschen, Tauschverwaltung und Stempeluhr dauerhaft kostenlos, als Tarif, nicht als Testphase. Krank- und Urlaubskonflikte erscheinen beim Planen, die Stundenbilanz je Person rechnet mit, und jede Änderung ist sofort am Handy des Teams. Kostenlos starten, ohne Zahlungsdaten.

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Passend dazu

Dienstplan-Software für die GastronomieWochenraster mit Ziehen und Ablegen, Wünsche und Tausch vom Handy, Soll-Abgleich gegen die Öffnungszeit.Vorlage ArbeitszeitaufzeichnungDas Gegenstück zum Plan: die Ist-Zeiten nach § 26 AZG als druckbares Monatsblatt je Person.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Häufige Fragen

Gibt es die Vorlagen als Excel-Datei zum Download?
Einen Datei-Download gibt es bewusst nicht — dafür zwei Dinge: die Druckfassung dieser Seite (Knopf »Drucken / PDF« oder Strg/Cmd + P, gedruckt werden nur die Vorlagen) und die vollständige Spaltenstruktur, mit der sich beide Tabellen in Excel oder Google Sheets in wenigen Minuten nachbauen lassen. Beides ohne E-Mail-Angabe und ohne Anmeldung — ein Formular muss kein Tauschgeschäft gegen die eigene Adresse sein.
Woche oder Monat — welche Vorlage passt zu meinem Betrieb?
Der Wochenplan passt, wenn wenige Personen viele verschiedene Zeiten arbeiten: eine Zeile je Person, in jeder Tageszelle steht die Dienstzeit »von – bis«, die Summen-Spalte hält die geplanten Wochenstunden fest. Der Monatsplan passt, wenn feste Schichten rotieren: eine Zeile je Kalendertag, in den Spalten Früh, Mittag und Spät stehen Namen oder Kürzel. Viele Betriebe führen beide — den Monat als Übersicht, die Woche als Arbeitsplan.
Wie dokumentiere ich einen Diensttausch richtig?
Auf Papier: alten Namen durchstreichen (lesbar lassen!), neuen Namen daneben, dazu Kürzel und Datum der Änderung in der Notiz-Spalte. In Excel geht genau das verloren — eine geänderte Zelle hinterlässt keine Spur, und im Zweifel steht Aussage gegen Aussage. Wichtig außerdem: Der Tausch ändert die Pflichten nicht. Ruhezeit und Höchstarbeitszeiten gelten auch für die eingesprungene Person.
Ersetzt der Dienstplan die Arbeitszeitaufzeichnung?
Nein. Der Dienstplan ist das Soll — geplant, bevor die Woche beginnt. § 26 AZG verlangt in Österreich zusätzlich die laufende Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Zeiten: Beginn, Ende, Ruhepausen, je Person und Tag; in Deutschland besteht die Erfassungspflicht ebenfalls. Wer nur den Plan abheftet, dokumentiert eine Absicht, keinen Ist-Zustand. Für die Ist-Zeiten gibt es eine eigene druckbare Vorlage im Ratgeber.
Was mache ich bei mehr als zehn Personen?
Ein zweites Blatt drucken und die Zeilen 1 bis 10 weiterzählen — oder das Team nach Bereichen trennen (Küche, Service, Theke) und je Bereich ein Blatt führen. Ab dieser Größe lohnt sich allerdings ein ehrlicher Blick auf den Abschnitt zu den Grenzen von Excel: Je mehr Personen, desto öfter ändert sich der Plan nach dem Aushängen — und genau dann entstehen die zwei Fassungen, von denen eine falsch ist.
Warum gibt es die Vorlagen ohne E-Mail-Angabe?
Weil bei vielen Vorlagen-Downloads die E-Mail-Adresse der Preis ist und danach der Newsletter kommt — für zwei Tabellen ist das ein schlechter Handel. Diese Vorlagen sind Teil des Ratgebers und frei nutzbar, drucken genügt. Wer später mehr will als Papier, findet den digitalen Dienstplan in Venheim — aber das ist eine eigene Entscheidung, keine Bedingung für den Ausdruck.

Quellen

Wer das schreibt

Michael Faix führt sieben Standorte in Wien und Linz (Gastronomie und Fitness, Stand August 2026) und hat Venheim für den eigenen Betrieb entwickelt — jede Funktion und jeder Ratgeber kommt aus diesem Alltag, nicht aus einer Textredaktion. Mehr über den Hintergrund. Kein Rechtsrat — bei Zweifelsfragen entscheidet die Auskunft von Behörde, Kammer oder Kanzlei.

Wichtig: keine Rechtsberatung

Dieser Artikel und die Vorlagen geben einen allgemeinen Überblick und sind ausdrücklich keine Rechtsberatung. Ruhezeiten, Pausen und Höchstarbeitszeiten können durch Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung und Branchen-Ausnahmen abweichen — verbindlich ist der Einzelfall. Im Zweifel entscheidet die Auskunft der Wirtschaftskammer, der Arbeiterkammer oder der Arbeitsinspektion.