Geräte-Park · Prüf-Intervalle · Störungs-Meldungen
Studio-Verwaltung — Geräte-Park, Prüf-Intervalle und Störungen an einem Ort
Studio-Verwaltung in Venheim heißt: Jedes Gerät steht mit Hersteller, Seriennummer und Etage in einer Liste, jede wiederkehrende Prüfung mit Intervall und gerechneter Fälligkeit. Wer eine Störung sieht, meldet sie am Handy; überfällige und in 30 Tagen fällige Prüfungen meldet die App montags von selbst. Das Modul ist in jedem Tarif enthalten.
Der Teil des Betriebs, der zwischen Trainingsfläche und Ordner verloren geht: welches Gerät wo steht, was daran defekt ist und wann es zuletzt geprüft wurde. Für Fitness-, Gym- und Kursstudios in Österreich und Deutschland.
30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.
Der Geräte-Park — nach Etagen sortiert, nicht nach Gedächtnis
Jedes Gerät bekommt eine Zeile: Name, Kategorie, Hersteller, Seriennummer und die Etage, in der es steht. Das klingt nach Buchhaltung und ist der Unterschied zwischen »das Laufband oben piept« und »Laufband 3, erste Etage, Seriennummer 41-2287« — die zweite Angabe kann der Techniker am Telefon verwenden.
Etagen-Menü statt Endlosliste
Ein Tipp auf die Etage filtert den Geräte-Park und die offenen Störungen dieser Etage. Wer im Untergeschoß steht, sieht die Geräte des Untergeschoßes — die Prüfungen bleiben ungefiltert, weil sie fürs ganze Haus gelten.
Vier Kategorien, die reichen
Cardio, Kraftgeräte, Freihantel-Bereich, Sonstiges. Bewusst grob: Eine Liste, die zwanzig Kategorien verlangt, wird beim dritten Gerät nicht mehr gepflegt — und eine ungepflegte Liste ist schlimmer als keine.
Inventar als CSV, mit Leerspalten
Etage, Gerät, Hersteller, Seriennummer, Kategorie — und daneben leere Spalten für »Funktionsfähig«, »wenn nein was ist defekt«, »SF Nummer« und »Name«. Ausdrucken, mitnehmen, abhaken: genau der Zuschnitt der Blätter, die bei der Geräte-Überprüfung ausgefüllt werden.
Prüf-Intervalle: der Punkt, an dem im Studio am häufigsten etwas liegen bleibt
Die wiederkehrende Prüfung elektrischer Betriebsmittel hat keinen Kunden, der nachfragt, und keinen Lieferanten, der mahnt — sie hat nur ein Datum, das vorbeigeht. In Venheim trägt jede Prüfung ihren Titel, ihr Intervall in Monaten und den letzten Termin; daraus rechnet die App die Fälligkeit und färbt sie: überfällig rot, in den nächsten 30 Tagen gelb, sonst grün. Ist noch kein Termin erfasst, steht sie als »neu« da und löst bewusst keinen Alarm aus — sie erscheint stattdessen im Kontrollblick mit dem Satz, dass hier kein Nachweis vorlegbar ist.
- Montagfrüh eine Sammel-Nachricht an die Leitung: alles Überfällige und alles, was in 30 Tagen fällig wird — nicht zwanzig einzelne Kalendereinträge
- Jede Durchführung wird eine eigene Protokoll-Zeile mit Datum und Person — die Fälligkeit rutscht weiter, die Historie bleibt stehen
- Die ganze Prüf-Historie als CSV-Datei — für die Zentrale, die Versicherung oder die nächste Kontrolle
Warum wir kein Intervall vorbelegen
In Deutschland stehen die Fristen in § 14 BetrSichV und der DGUV Vorschrift 3, in Österreich im Bescheid und in den Herstellerangaben — und sie fallen je Haus, je Anlage und je Nutzungsgrad anders aus. Ein voreingestelltes Intervall sähe aus wie eine Auskunft und wäre keine. Der Betrieb trägt seine Fristen selbst ein; Venheim rechnet, erinnert und protokolliert.
Das defekte Gerät meldet, wer es sieht — nicht, wer sich erinnert
Eine Trainerin bemerkt beim Rundgang, dass am Beinpresse-Zug ein Seil ausfranst. Sie wählt am eigenen Handy das Gerät, tippt »Defekt / Reparatur« an und schreibt einen Satz dazu. Die Leitung hat die Meldung Sekunden später als Push-Nachricht mit Gerätename und Text auf dem Telefon — und die Meldung steht ab sofort am Gerät, nicht auf einem Zettel, der bis zur nächsten Schicht überlebt.
Drei Arten, ein Satz
Defekt und Reparatur, Service nötig, Sonstiges. Mehr Auswahl braucht niemand mit einer Hantel in der anderen Hand — die Beschreibung trägt den Rest.
Status nur von der Leitung
Offen, in Bearbeitung, erledigt — den Weg setzt die Leitung. Erledigtes bleibt als Historie sichtbar, weil eine verschwundene Meldung eine Frage von morgen ist.
Der Dringlichkeits-Kopf
Über allem steht der Kasten »Zu erledigen«: offene Störungen und fällige Prüfungen, nach Dringlichkeit gereiht — am weitesten überfällig zuerst.
Der Hausmeister ist eine eigene Rolle — mit eigener Liste
Wer im Studio die Instandhaltung macht, arbeitet nicht in Schichten am Empfang. Bei Venheim ist das eine eigene Rolle: Der Hausmeister sieht seine Aufgabenliste — einmalig, wöchentlich oder monatlich, von der Leitung eingerichtet — und hakt ab, was erledigt ist. Erledigtes verschwindet nicht, es bleibt als Eintrag mit Person und Zeitpunkt stehen, und wiederkehrende Aufgaben tauchen im nächsten Rhythmus von selbst wieder auf.
Das Wichtige daran steht im Dienstplan: Der Hausmeister ist vom Soll-Abgleich ausgenommen — er erscheint nicht als Lücke, der Assistent plant ihn nicht ein, der Springer-Vorschlag schlägt ihn nicht vor. Genau dasselbe gilt für Reinigungskräfte. Sonst meldete der Plan jede Woche eine Unterbesetzung, die keine ist.
Eine Rolle, eine Liste, ein Blick
Der Hausmeister sieht seine Aufgaben, nicht den ganzen Betrieb. Die Leitung sieht beides — die Liste und den Tagesstand — ohne durchs Haus zu gehen. Und die Haken funktionieren auch im Untergeschoß ohne Empfang: Sie werden mit der Uhrzeit des Antippens gemerkt und nachgereicht, sobald wieder Netz da ist, bis zu 7 Tage lang.
Eingetragen wird einmal — gelesen wird an vier Stellen
Ein Modul, das nur sich selbst kennt, wird zum zweiten Ordner. Deshalb landen Störungen und Prüfungen nicht nur in der Studio-Ansicht, sondern überall dort, wo die Leitung ohnehin hinsieht.
Im Cockpit
Offene Störungen und überfällige Prüfungen stehen unter »Jetzt handeln«, rot vor gelb. Kann eine der beiden Listen einmal nicht geladen werden, sagt das Cockpit das ausdrücklich — statt bei einer Störung stillschweigend Ruhe zu melden.
In der Auswertung
Ein eigener Kasten »Studio — Geräte & Prüfungen« mit den Meldungen des Zeitraums, den letzten Prüf-Protokollen und drei CSV-Ausgängen: Meldungen, Prüf-Historie, Inventar.
Im Kontroll-Score
»Studio-Prüfungen« ist einer von neun Prüfbereichen, mit der Rechtsgrundlage daneben. An einem Standort ohne Geräte-Park entfällt der Bereich, statt mit null zu zählen — eine Bar wird nicht für ein fehlendes Prüfbuch abgewertet.
Unter Termine und Fristen
Die Prüf-Fälligkeiten erscheinen im Fristen-Kalender neben Schulungen, Wartungen und Instandhaltung — dort nur zum Ansehen. Abgehakt wird auf der Heimatseite, damit es für einen Nachweis nie zwei Schreibwege gibt.
Einmal so hinsehen, wie eine Kontrolle hinsieht
Der Kontrollblick stellt den Betrieb so nebeneinander, wie ihn eine Prüferin sähe: neun Bereiche, jeder mit seiner Rechtsgrundlage — und an jeder Zeile der Weg zur Behebung. Bei den Studio-Prüfungen steht dort nicht »Fehler«, sondern »Termin nachtragen« oder »Als geprüft eintragen«, samt Datum, seit wann etwas überfällig ist. Der Probelauf schreibt dabei nichts: Er zeigt nur, wo es heute klemmt.
Auch der leere Fall wird benannt
Ein Studio ohne eine einzige hinterlegte Prüfung bekommt kein grünes Häkchen, sondern den Hinweis, die Auflagen aus dem Bescheid als Prüfungen anzulegen. Eine leere Liste ist kein guter Stand — sie ist nur eine ungestellte Frage.
Und der Rest des Betriebs, der ohnehin dazugehört
Ein Studio braucht mehr als seinen Geräte-Park. Diese vier Bausteine laufen im selben Zugang, mit demselben Team und ohne zweite Anmeldung.
Dienstplan
Trainer, Empfang und Aushilfen in einem Wochenraster, Dienste per Ziehen und Ablegen, Rahmendienstplan für die Wochen A und B. Wünsche und Tauschanfragen kommen aus dem Team, freigegeben wird an einer Stelle.
Stempeluhr
Kommen und Gehen mit einem Tipp am eigenen Telefon oder an einem Tablet an der Wand. Die Standort-Prüfung läuft im Hintergrund; gespeichert wird nur der Abstand zum Studio, nie die Koordinaten. Korrekturen gehen nur mit Grund und Protokoll.
Termine und Fristen — in jedem Tarif
Brandschutz, Lüftungswartung, Erste-Hilfe-Auffrischung: alles mit Frist in einem Kalender mit Ampel. Folgetermine werden gerechnet, nicht gespeichert — und eine überfällige Instanz rollt nie einfach weiter. Persönliche Termine bleiben persönlich.
Akademie (Tarif Premium)
Lernkarten, Quiz und Duelle für die Einarbeitung — mit eigenen Themen je Betrieb. Wer die Wissensprüfung zu einem Thema besteht, bekommt den Unterweisungsnachweis automatisch, mit ausgewiesener Herkunft.
Kein Empfang im Untergeschoß? Kein Problem.
Der Instandhaltungs-Haken funktioniert auch ohne Netz und reicht sich automatisch nach; eine neue Störungs-Meldung braucht dagegen Verbindung, weil sie sofort bei der Leitung ankommen soll. Wie lange die App welchen Eintrag hält, steht auf der Studio-Branchenseite.
Was diese Seite nicht verspricht
Venheim ist keine Mitgliederverwaltung, keine Beitrags- oder SEPA-Abrechnung und kein Zutrittssystem — das steht ausführlich auf der Studio-Branchenseite. Und es ist keine Prüfstelle: Es führt die Fristen und den Nachweis, die Prüfung selbst bleibt bei der befähigten Person.
Der Geräte-Park hängt an keinem Tarif
Ein Preis je Standort — alle Personen inklusive. Geräte-Park, Prüf-Intervalle, Störungs-Meldungen und die wöchentliche Erinnerung laufen auch im Tarif Start — dauerhaft kostenlos, ein Standort mit bis zu 5 aktiven Personen. Der Grund ist keine Großzügigkeit, sondern eine Entscheidung: Prüf-Intervalle bilden behördliche Auflagen ab, und eine Auflage gehört nicht hinter eine Zahlungsschranke. Wer mehr Personen oder mehrere Standorte führt, wächst in Pro und Premium hinein.
39,90 €
je Standort und Monat im Tarif Pro
Team ohne Personen-Grenze, Auswertung, Beleg-Ablage und Kursbuchung im selben Preis — ohne Pro-Kopf-Zähler.
Die Studio-Verwaltung ist ein Baustein des digitalen Betriebsbuchs — neben Dienstplan, Arbeitszeiterfassung und der Fristenführung. Zum digitalen Betriebsbuch.
Häufige Fragen
Welche Prüfungen trage ich ein — gibt es eine fertige Liste?
Wer darf eine Störung melden — und wer setzt sie auf erledigt?
Bekommt der Hausmeister die Störungs-Meldung aufs Handy?
Was passiert, wenn eine Prüfung überfällig wird?
Kostet der Geräte-Park extra?
Ersetzt Venheim die Prüfung selbst?
Wie kommen die Geräte in die App?
Wir haben kein Studio, aber Geräte mit Prüffristen — geht das auch?
Ein Nachmittag Listenarbeit, danach meldet sie sich selbst
Betrieb anlegen, Branche »Fitness & Studio« wählen, Geräte vom Typenschild eintragen und die Fristen aus dem Bescheid übernehmen — ab dem ersten Montag danach erinnert die App von selbst.
30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.