Zum Inhalt springen
Venheim
Kisten mit Weiß- und Rotkraut im Wareneingang

Ratgeber · Belege · Wareneingang

Lieferscheine digital aufbewahren: Fristen in AT und DE

Redaktion Venheim

10 Min. Lesezeit

In Österreich sieben Jahre: Als Beleg muss, als sonstiges Geschäftspapier soll der Lieferschein so lange bleiben (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist mit dem Erhalt der Rechnung, außer der Lieferschein ist Buchungsbeleg: dann acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Scan oder Foto ist erlaubt, wenn es dem Original gleicht und lesbar bleibt.

Die Fristen auf einen Blick

Ein Lieferschein fällt unter zwei Regelwerke: das Steuerrecht seines Landes und die Rückverfolgbarkeit nach EU-Lebensmittelrecht. Jede Zeile nennt, woher die Frist kommt.

Österreich: Steuer und Buchhaltung

  • 7 Jahre

    Lieferscheine, die als Beleg zur Buchhaltung gehören, etwa weil die Rechnung für Menge oder Art der Ware auf sie verweist

    Gesetz · AT§ 132 Abs. 1 Satz 1 BAO, § 11 Abs. 2 UStG 1994

    Die Angaben einer Rechnung »können auch in anderen Belegen enthalten sein, auf die in der Rechnung hingewiesen wird« (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).

  • 7 Jahre (Soll)

    Alle übrigen Lieferscheine, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind

    Gesetz · AT§ 132 Abs. 1 Satz 2 BAO

    Wörtlich: Geschäftspapiere »sollen« sieben Jahre aufbewahrt werden. Ein Ende mit der Rechnung wie in Deutschland kennt Österreich nicht.

  • 7 Jahre

    Abschriften eigener Lieferscheine, auf die deine Rechnung hinweist, wenn du selbst lieferst, etwa als Caterer

    Gesetz · AT§ 11 Abs. 2 UStG 1994

Deutschland: Steuer und Buchhaltung

  • bis zum Erhalt der Rechnung

    Empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO

    Seit 1. Jänner 2017, auch für ältere Lieferscheine, deren Frist damals noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 1 EGAO).

  • bis zum Versand der Rechnung

    Eigene, abgesandte Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 3 Satz 4 AO

  • 8 Jahre

    Lieferscheine, die als Buchungsbeleg verwendet werden

    Gesetz · DE§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO

    Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre. Die Frist läuft nicht ab, solange der Beleg für eine Steuer mit offener Festsetzungsfrist von Bedeutung ist (Abs. 3 Satz 5).

  • 8 Jahre, wie die Rechnung

    Lieferscheine, auf die die Rechnung für Menge, Art oder Lieferdatum verweist

    Empfehlung · DE§ 31 Abs. 1 UStDV, § 14b Abs. 1 UStG

    Unsere Lesart, so nicht ausdrücklich im Gesetz: Eine Rechnung »kann aus mehreren Dokumenten bestehen« (§ 31 Abs. 1 UStDV), und Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. So argumentierte 2016 auch der Bundesrat.

Rückverfolgbarkeit, in beiden Ländern

  • keine feste Frist

    Feststellen können, von wem du welches Lebensmittel bekommen hast

    Gesetz · EUArt. 18 Abs. 2 VO (EG) 178/2002

    Die WKO schreibt: Ob mit Warenwirtschaftssystem oder handschriftlich dokumentiert wird, »steht frei« (Skriptum Hygiene im Gastgewerbe, S. 24).

  • 5 Jahre im Regelfall

    Aufzeichnungen zur Rückverfolgbarkeit, etwa Lieferant, Ware und Lieferdatum

    Empfehlung · EULeitlinie der EU-Kommission zu Art. 18 VO (EG) 178/2002

    Bei Ware mit Mindesthaltbarkeitsdatum: Haltbarkeit plus 6 Monate. Bei leicht verderblicher Ware, die direkt an Endverbraucher geht: 6 Monate.

  • bis zum Verzehr

    Lieferangaben zu Lebensmitteln tierischen Ursprungs: Beschreibung, Menge, Lieferant, Partie, Versanddatum

    Gesetz · EUArt. 3 Abs. 3 DVO (EU) 931/2011

Österreich: sieben Jahre, als Muss oder als Soll

Die Bundesabgabenordnung unterscheidet zwei Fälle. Belege, die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehören, »sind sieben Jahre aufzubewahren«. Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen »sollen« sieben Jahre aufbewahrt werden, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind (§ 132 Abs. 1 BAO). Ein Lieferschein ist mindestens das zweite, und er wird zum ersten, sobald die Rechnung für Menge oder Art der Ware auf ihn verweist (§ 11 Abs. 2 UStG 1994).

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich der Lieferschein bezieht. Einer vom 14. März 2026 bleibt also bis Ende 2033, und darüber hinaus, solange er in einem anhängigen Abgabenverfahren von Bedeutung ist. In der Praxis heißt das: Lieferscheine in Österreich sieben Jahre aufheben, auch wenn die Rechnung längst da ist.

Deutschland: Seit 2017 endet die Frist mit der Rechnung

Bis Ende 2016 galten Lieferscheine als Geschäftsbriefe und waren sechs Jahre aufzubewahren. Seit dem Zweiten Bürokratieentlastungsgesetz endet die Frist für empfangene Lieferscheine mit dem Erhalt der Rechnung, für abgesandte mit dem Versand der Rechnung, solange sie keine Buchungsbelege sind (§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO). Wird ein Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet, gelten acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).

Warum die Regel umstritten war

Der Bundesrat wollte die Änderung 2016 streichen: Verweist die Rechnung etwa für Menge und Art der Ware auf den Lieferschein, sei dieser »als Bestandteil der Rechnung anzusehen« und dürfe nicht vernichtet werden. Die Bundesregierung lehnte ab. Verzichtet werde auf Lieferscheine, »deren Inhalt eingangs- bzw. ausgangsseitig durch die entsprechende Rechnung dokumentiert ist« (BT-Drs. 18/9949, S. 30 f. und 33).

Daraus folgt unsere Empfehlung: Lieferscheine, auf die die Rechnung verweist, so lange aufheben wie die Rechnung, also acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG).

Rückverfolgbarkeit: die Frist, die das Steuerrecht nicht kennt

Für das Lebensmittelrecht ist der Lieferschein oft die einzige Stelle, an der Lieferant, Ware und Datum zusammen stehen. Du musst jede Person feststellen können, von der du ein Lebensmittel erhalten hast (Art. 18 Abs. 2 VO 178/2002). Wie lange, sagt das Gesetz nicht; die EU-Kommission schlägt fünf Jahre vor. Wer in Deutschland Lieferscheine nach der Rechnung entsorgt, braucht diese Angaben deshalb an anderer Stelle, etwa in einer Wareneingangsliste. Mehr dazu im Ratgeber Wie lange HACCP- und Reinigungsnachweise aufbewahren?

Scannen oder fotografieren und das Papier entsorgen?

Beide Länder erlauben die digitale Aufbewahrung. Österreich verlangt, dass die »vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist« (§ 132 Abs. 2 BAO). Wer so aufbewahrt, muss bei einer Prüfung die Hilfsmittel zum Lesen auf eigene Kosten bereitstellen (Abs. 3).

In Deutschland muss das Bild mit dem empfangenen Papier »bildlich« übereinstimmen und während der ganzen Frist verfügbar und lesbar sein (§ 147 Abs. 2 AO). Wie das geht, regeln die GoBD des Bundesfinanzministeriums: Erfassen darf man ausdrücklich auch mit dem Smartphone (Rz. 130), eine Signatur oder ein Zeitstempel ist nicht nötig (Rz. 138), und danach »dürfen Papierdokumente vernichtet werden«, soweit keine Vorschrift das Original verlangt (Rz. 140). Die Bedingung dafür: Das Verfahren ist dokumentiert (Rz. 136).

Fünf Schritte beim Wareneingang

Die Reihenfolge folgt den GoBD. Sie passt auch für Österreich, wo das Gesetz dieselben Eigenschaften verlangt, aber keine Schritte vorgibt.

  1. Erst prüfen und abzeichnen, dann erfassen

    Ware zählen, Abweichungen und Mängel auf dem Lieferschein vermerken, abzeichnen. Nach dem Erfassen wird nur noch mit dem Bild gearbeitet; wer danach etwas auf das Papier schreibt, muss es neu erfassen.

    Grundlage: GoBD Rz. 139

  2. Ganz und lesbar fotografieren

    Alle Seiten, gerade und ohne abgeschnittene Ränder, Stempel und Unterschrift sichtbar. In Farbe, wenn farbige Vermerke etwas beweisen, etwa ein roter Minusbetrag.

    Grundlage: GoBD Rz. 130, 137

  3. Gleich ablegen und zuordnen

    Nach Monat und Lieferant, und die Rechnung dazu, sobald sie kommt. Dann findest du auch nach Jahren, was eine Prüfung sehen will.

    Grundlage: § 132 Abs. 2 BAO (»geordnete« Wiedergabe)

  4. Das Verfahren aufschreiben

    Wer erfasst, wann, welche Papiere, wie Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft werden und was bei Fehlern passiert. Wie ausführlich, hängt von der Größe des Betriebs ab.

    Grundlage: GoBD Rz. 136

  5. Papier erst nach der Kontrolle entsorgen

    Erst wenn das Bild geprüft und abgelegt ist, und nur Papiere, die keine andere Vorschrift im Original verlangt. Nachvollziehbar und nachprüfbar muss alles bleiben.

    Grundlage: GoBD Rz. 140, 141

Wichtig: keine Rechtsberatung

Dieser Artikel ist ein Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob ein Lieferschein in deinem Betrieb Buchungsbeleg ist und ob dein Ablauf beim Erfassen den Anforderungen genügt, beurteilt deine Steuerberatung. Die GoBD sind eine Anweisung der deutschen Finanzverwaltung; in Österreich gilt der Gesetzestext.

In Venheim führst du das digital

In Venheim fotografiert das Team den Lieferschein beim Wareneingang am eigenen Handy. Das Bild landet in der Beleg-Ablage, nach Monat gruppiert; gelöscht wird nie, ein falscher Beleg wird mit Grund storniert und bleibt nachvollziehbar. Für die Kanzlei lädt die Leitung den Monat als ZIP mit Excel-Bericht herunter. Die Beleg-Ablage gehört zum Tarif Pro.

Kostenlos starten

30 Tage Premium testen — ohne Zahlungsdaten. Danach läuft der Betrieb im Tarif Start gratis weiter, Nachweise bleiben lesbar und exportierbar.

Passend dazu

WarenwirtschaftBestand, Inventur und Wareneingang am Handy — der Lieferschein landet als Foto in der Beleg-Ablage.Monatspaket für die SteuerberatungAlle Beleg-Fotos des Monats als Dateien, dazu die Beleg-Tabelle im Excel-Bericht.

Zum Weiterlesen im Ratgeber

Häufige Fragen

Wie lange muss man Lieferscheine aufbewahren?
In Österreich sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres: Gehört der Lieferschein als Beleg zur Buchhaltung, muss er so lange bleiben, sonst soll er es, soweit er für die Abgabenerhebung von Bedeutung ist (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland endet die Frist für empfangene Lieferscheine mit dem Erhalt der Rechnung, für eigene mit ihrem Versand (§ 147 Abs. 3 AO). Wird der Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet, gelten acht Jahre.
Darf ich Lieferscheine wegwerfen, wenn die Rechnung da ist?
In Deutschland ja, wenn der Lieferschein kein Buchungsbeleg ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Prüfe vorher zwei Dinge: Verweist die Rechnung für Menge, Art oder Lieferdatum auf den Lieferschein, gehört er zur Rechnung (§ 31 Abs. 1 UStDV), und die bleibt acht Jahre. Und für die Rückverfolgbarkeit brauchst du Lieferant, Ware und Datum weiter, wenn sie nirgends sonst stehen. In Österreich gibt es diese Regel nicht; dort gelten sieben Jahre.
Wann ist ein Lieferschein ein Buchungsbeleg?
Wenn eine Buchung auf ihm beruht, er also der Beleg zu einem Eintrag in Büchern oder Aufzeichnungen ist. Die Gesetzesbegründung von 2016 spricht von Lieferscheinen, die »als Buchungsbeleg verwendet werden«. Ob das in deinem Betrieb so ist, hängt davon ab, wie deine Buchhaltung arbeitet; das beantwortet deine Steuerberatung.
Darf ich Lieferscheine scannen und das Papier entsorgen?
Ja, in beiden Ländern. Österreich erlaubt Datenträger, wenn die »vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe« bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO). In Deutschland muss das Bild mit dem Original bildlich übereinstimmen und während der ganzen Frist verfügbar und lesbar sein (§ 147 Abs. 2 AO); danach dürfen Papierdokumente vernichtet werden (GoBD Rz. 140). Das Verfahren muss laut GoBD dokumentiert sein (Rz. 136).
Reicht ein Foto mit dem Handy?
In Deutschland ja: Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als Gerät für die bildliche Erfassung (Rz. 130). Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel ist nicht nötig (Rz. 138). Entscheidend ist, dass das Bild vollständig und lesbar ist und dem Original gleicht, in Farbe, wenn farbige Vermerke etwas beweisen (Rz. 137). In Österreich nennt das Gesetz kein Gerät, sondern die Bedingung: vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu.
Muss ich Lieferscheine für die Lebensmittelkontrolle aufbewahren?
Den Lieferschein selbst nicht, aber was darauf steht: Du musst jede Person feststellen können, von der du ein Lebensmittel bekommen hast (Art. 18 Abs. 2 VO 178/2002), in welcher Form, ist frei. Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht; die EU-Kommission schlägt fünf Jahre vor, bei Ware mit Mindesthaltbarkeitsdatum die Haltbarkeit plus sechs Monate. Bei Lebensmitteln tierischen Ursprungs müssen die Lieferangaben verfügbar bleiben, bis das Lebensmittel verzehrt sein dürfte (DVO 931/2011).

Quellen

Über Venheim

Venheim ist Betriebs-Software für Gastronomie, Studios und Handel — entstanden im echten Betrieb und dort täglich im Einsatz. Jede Funktion und jeder Ratgeber kommt aus diesem Alltag und wird an ihm geprüft. Mehr über Venheim. Kein Rechtsrat — bei Zweifelsfragen entscheidet die Auskunft von Behörde, Kammer oder Kanzlei.