Dokumentationspflicht nach Art und Größe

Rechtsgrundlage

EU — gilt in Österreich und Deutschland

VO (EG) 852/2004 Art. 5 Abs. 4: Nachweis in der Form, die die Behörde nach Art und Größe des Betriebs verlangt; Dokumente jederzeit aktuell; Aufzeichnungen »während eines angemessenen Zeitraums« aufbewahren.1,2

EU — gilt in Österreich und Deutschland

Erwägungsgrund 15: Die Aufbewahrungspflicht soll flexibel sein, damit sehr kleine Betriebe nicht übermäßig belastet werden. Laut Leitfaden der Kommission dürfen sich Aufzeichnungen auf Abweichungen beschränken, elektronisch ist zulässig.3,4

AT — Österreich

Keine nationale Frist gefunden. § 35 Abs. 2 LMSVG: Aufsichtsorgane dürfen Geschäftsunterlagen auf Schrift- und Datenträgern einsehen und kopieren.5

DE — Deutschland

Keine nationale Frist gefunden. § 42 Abs. 2 LFGB: Einsicht in alle geschäftlichen Schrift- und Datenträger, insbesondere Aufzeichnungen.6

Aufbewahren

Ein »angemessener Zeitraum«, keine Zahl. Der Leitfaden der Kommission: so lange, dass die Informationen bei einer Warnung zu einem Lebensmittel noch verfügbar sind.1,7

Was die Kontrolle sehen will

• Können Sie den Nachweis in der verlangten Form erbringen?1
• Stimmen die Dokumente mit dem heutigen Betrieb überein?1
• Zeigen Sie Unterlagen und computergestützte Systeme.8,5,6
• Wo sind Abweichungen und Korrekturmaßnahmen festgehalten?4,7

Typische Fehler

• Alles aufschreiben wollen und dabei das Überwachen vernachlässigen — laut Leitfaden ist wirksames Überwachen meist wichtiger als seine Aufzeichnung.4
• Veraltete Unterlagen: die alte Speisekarte, längst abgebaute Geräte.1
• Aufzeichnungen vernichtet, solange eine Warnung das Lebensmittel noch betreffen kann.7

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