Aufbewahrungsfristen

Rechtsgrundlage

EU — gilt in Österreich und Deutschland

VO (EG) 852/2004 Art. 5 Abs. 4: HACCP-Aufzeichnungen »während eines angemessenen Zeitraums«. Rückverfolgbarkeitsdaten tierischer Lebensmittel, bis anzunehmen ist, dass sie verzehrt sind (DVO 931/2011).1,2

AT — Österreich

§ 132 BAO: Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege sieben Jahre, ab Ende des Kalenderjahres, auch auf Datenträgern. Das gilt ebenso für Belegzweitschriften, das Datenerfassungsprotokoll und den Jahresbeleg der Kasse.3,4,5

AT — Österreich

Arbeitszeit: § 26 AZG nennt keine Frist; das Unternehmensserviceportal nennt ein Jahr (Behördenseite). Schulungsnachweise: drei Jahre laut Leitlinie, kein Gesetz.6,7,8

DE — Deutschland

§ 147 AO: Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, Buchungsbelege acht, sonstige Unterlagen sechs Jahre, ab Ende des Kalenderjahres. Die acht Jahre gelten für alle Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief; das HGB sagt für Kaufleute dasselbe.9,10,11

DE — Deutschland

Arbeitszeit: zwei Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG). Belehrung nach § 43 IfSG: die letzte Dokumentation liegt vor Ort, eine Jahresfrist steht nicht im Gesetz.12,13,14

Was die Kontrolle sehen will

• Finanz Österreich: Liegen Belegzweitschriften und Kassensicherungen aus sieben Jahren vor?4,5
• Finanz Deutschland: Liegen Aufzeichnungen aus zehn Jahren und Buchungsbelege aus acht Jahren vor?9
• Deutschland: Liegen die Arbeitszeitnachweise der letzten zwei Jahre vor?12,13
• Lebensmittelkontrolle: Liegen die Aufzeichnungen noch vor, die ein betroffenes Lebensmittel betreffen können?1

Typische Fehler

• Deutschland: einen Lieferschein, der zugleich Buchungsbeleg ist, wie einen gewöhnlichen Lieferschein früh entsorgt.9
• Österreich: Kassendaten nur in der Kasse, ohne unveränderbare externe Sicherung.5
• HACCP-Listen nach wenigen Wochen weggeworfen, ohne zu überlegen, was angemessen ist.Praxis

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